PMO – Projekt Management Office (f/m/d)

Der PSI-Konzern entwickelt Softwareprodukte zur Optimierung des Energie- und Materialflusses bei Versorgern und Industrie. Als unabhängiger Softwarehersteller mit über 2.300 Beschäftigten ist PSI seit 1969 Technologieführer für Prozesssteuerungssysteme, die durch die Kombination von KI-Methoden mit industriell bewährten Optimierungsverfahren für eine nachhaltige Energieversorgung, Mobilität und Produktion sorgen. Die innovativen Branchenprodukte können vom Kunden selbst oder in der Cloud betrieben werden. Die Business Unit Process Industries & Metals bündelt dabei die gesamte Expertise für Softwarelösungen in der Metallindustrie.

Als PMO – Projekt Management Office (f/m/d) übernimmst du eine zentrale Rolle im Projektgeschehen und unterstützt die Projektleitung mit Weitblick und Organisationstalent. Du steuerst Informationsflüsse, behältst relevante Kennzahlen im Blick und sorgst für klare Strukturen im komplexen Projektalltag. In dieser zentralen Rolle mit vielfältigen Berührungspunkten arbeitest du eng mit dem Projektteam, den Central-Functions sowie dem Bereich Operational Excellence zusammen.

Dabei verbindest du ein ausgeprägtes Gespür für Prozesse, Zahlen und Qualität mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung. Dank deiner strukturierten Arbeitsweise und deinem Engagement trägst du entscheidend dazu bei, Projekte effizient und erfolgreich umzusetzen – du bist ein unverzichtbarer Teil des Projekterfolgs.

• Projektvorbereitung & -strukturierung: Unterstützung bei der Aufbereitung von Sales-Kalkulationen für den Projekteinsatz sowie bei der Einrichtung und Pflege projektbezogener Strukturen in Projektmanagement-Tools.
• Datenmanagement: Eingabe von Order-Items, Bereitstellung relevanter Informationen für das Projektcontrolling und Sicherstellung einer hohen Datenqualität bei Zeiterfassungen sowie bei Budget- und Forecast-Werten.
• Travelmanagement: Erstellung von Reisekostenberichten, sowie Koordination und Anforderung zugehöriger Abrechnungsdokumente.
• Zeitmanagement: Konsolidierung von aufgaben- und zeitbezogenen Buchungen zur monatlichen oder Milestone-bezogenen Abrechnung mit dem Endkunden.
• Endkundenabstimmung: Regelmäßiger und proaktiver Abgleich mit dem PMO und Einkauf des Endkunden, um T&M-Abrechnungen abzustimmen und eine zügige Rechnungsbearbeitung sicherzustellen.
• Forecast- & Finanzprozesse: Mitorganisation und Begleitung regelmäßiger Forecast-Meetings in Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement und Controlling sowie Unterstützung bei der Erstellung von Forecast-Schätzungen und finanziellen Anpassungen im Projektverlauf.
• Vertrags- & Risikomanagement: Pflege von Vertragsunterlagen und Risikodokumentationen sowie Vorbereitung und Begleitung projektbezogener Audits.
• Monatsabschluss: Unterstützung bei der Projektkonsolidierung zum Monatsende, einschließlich Datenpflege, Abschlussaktivitäten und Freigabeprozesse durch das Projektmanagement.
• Organisation & Administration: Pflege des Projektkalenders (z. B. Projektreisen, Meilensteine, Besuchstermine) sowie Erstellung und Aktualisierung von Organigrammen, Präsentationen und Onboarding-Unterlagen. Zudem Beteiligung an Team- und PM-Meetings zur operativen Unterstützung.
• Qualitätsmanagement: Sicherstellung der Einhaltung von Vorgaben im Bereich Operational Excellence und Qualitätsmanagement.
• Prozessoptimierung: Mitwirkung in der Power User Group zur Weiterentwicklung der Project Status Reports und relevanter PM-Prozesse.

• Qualifikation & Erfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder einem vergleichbaren Fachgebiet. Erste praktische Erfahrung im Projektumfeld – idealerweise im PMO, in der Projektleitung oder Projektassistenz.
• Arbeitsweise & Verantwortung: Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Kundenorientierung im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern.
• Kommunikation & Zusammenarbeit: Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und die Fähigkeit, sich sicher in einem dynamischen Projektumfeld zu bewegen.
• IT-Kompetenz: Sicherer Umgang mit gängigen Projektmanagement-Tools sowie erste Erfahrung mit der Einführung und Anwendung von ERP-Systemen.
• Projekterfahrung & Branchenwissen: Kenntnisse in der Softwarebranche sowie Grundverständnis in Kapazitätsplanung, Profitabilitätsrechnung und Forecasting sind von Vorteil.
• Sprachkenntnisse: Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch, in Wort und Schrift.
• Reisebereitschaft: Bereitschaft zu projektbezogenen Reisen.

• Arbeitsumfeld – Arbeite in einem engagierten, kompetenten und freundlichen Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Mobilität – Wähle zwischen einem Zuschuss zum Jobticket oder JobRad, um flexibel und umweltbewusst unterwegs zu sein
• Flexibles Arbeiten – Nutze bis zu drei mobile Arbeitstage pro Woche und profitiere von Gleitzeit, um Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren.
• Mitarbeitervorteile – Genieße attraktive Rabatte über unsere Corporate Benefits-Plattform
• Weiterentwicklung – Regelmäßige Feedbackgespräche und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen deine berufliche Entwicklung
• Teamgeist – Freue dich auf gemeinsame Team Events und einen offenen, wertschätzenden Austausch

Wir freuen uns auf die Zusendung deiner Bewerbung mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung & deines frühestmöglichen Eintrittsdatums.

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