Beschäftigte*r (m/w/d) in der Wirtschaftsverwaltung der Universitätsbibliothek Vollzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 9b TV-L FU Kennung: UB-ZB-2025-11

Die Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin versorgt an 14 Standorten rund 37.500 Studierende und 4.000 Wissenschaftler*innen mit Information, Literatur und Services für Forschung, Lehre und Studium. Sie stellt physische und virtuelle Lern- und Kommunikationsräume bereit, um analog und digital Begegnung und Austausch zu ermöglichen. Für die Angehörigen der Freien Universität schafft sie verlässlichen Zugang zu Daten, Informationen und Wissen – u. a. durch die Bereitstellung von über 7 Millionen Medien (Bücher, E-Books, Zeitschriften, Datenbanken usw.), zentralen Systemen wie der Rechercheplattform Primo und dem Repositorium Refubium sowie gut 3.600 Einzel- und Gruppenarbeitsplätzen auf dem Campus.

Ihr Arbeitsort ist die Zentralbibliothek. Sie erfüllt eine Reihe übergeordneter Aufgaben, wie beispielsweise die Bereitstellung von elektronischen Medien für alle Standorte der Universitätsbibliothek. Mit einer Coworking-Zone, Gruppenarbeitsräumen und Einzelarbeitsplätzen bietet sie vielfältige und flexible Lernmöglichkeiten.

Die Stelle ist an der Abteilung Verwaltung der Universitätsbibliothek angesiedelt, die in die Teams Wirtschafts- und Personalverwaltung unterteilt ist. Das Team der Wirtschaftsverwaltung bearbeitet alle kostenrelevanten Aufgaben im Haushalt, von der Beschaffung bis hin zum Mahnwesen. Es überwacht und bearbeitet den ein- und ausgehenden Zahlungsverkehr und bewirtschaftet neben den Haushaltsmitteln auch sämtliche Sonder- und Drittmittel der Bibliotheken der Freien Universität Berlin.

Aufgabengebiet:
° Grundsätzliche Bearbeitung von Themen des dezentralen Haushalts der Universitätsbibliothek:
- Unterstützung der Verwaltungsleitung und deren Stellvertretung in übergeordneten Themen der Haushaltsführung
- Organisation und Überwachung der internen Bearbeitungsprozesse
- kontinuierliches Controlling der Mittelverwendung für Haushalts- und Drittmittel
- Recherche, Berichtswesen und Statistik
° Grundsatzsachbearbeitung:
- Einnahmen sowie Kassenprüfung und Klärung von Einzelvorgängen
- Vertragsmanagement und Vertragsangelegenheiten
° Kommunikation, Beratung und Wissensvermittlung:
- fachliche Anleitung und Begleitung der zu betreuenden Beschäftigten des Wirtschaftsteams
- koordinierende*r Ansprechpartner*in für die UB, die Fachbereichsverwaltungen und andere Beschäftigungsstellen (ZUV) der FU Berlin zu Haushalts-, Dritt- und Sondermitteln sowie verantwortliche haushälterische Bearbeitung
- Multiplikator*in für die Anwendungen SAP-ReWe, Elsa-Portal, Unikat
° Sachbearbeitung:
- Verwaltung der Drittmittel und Sonderbereiche sowie Beratung und Unterstützung bei der Finanzplanung der Sach- und Personalmittel
- Vergabewesen öffentliche/beschränkte Ausschreibungen
- Vorbereitung und Prüfung von Werk- und Dienstleistungsverträgen
- Anlagenbuchhaltung
- Bearbeitung von Versicherungsfällen

Wir bieten Ihnen:
- ein kollegiales Arbeitsumfeld
- einen strukturierten Onboarding-Prozess zu Ihrer Einarbeitung
- ein vielfältiges Fortbildungsangebot zur Weiterentwicklung Ihrer Kompetenzen
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie in einer familiengerechten Universität
- flexible Arbeitszeitmodelle (Gleitzeitregelung)
- Angebot zum partiellen Mobilen Arbeiten
- diverse Angebote des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Jahressonderzahlung und Betriebsrente
- 30 Tage Urlaub pro Jahr, zusätzlich arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
- ein bezuschusstes Jobticket
- Engagement in den Bereichen Nachhaltigkeit und Klimaschutz

Einstellungsvoraussetzungen:
Abgeschlossenes Hochschulstudium (FH/Bachelor) in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z.B. Betriebswirtschaftslehre oder Verwaltungswissenschaften) oder gleichwertige Fachkenntnisse und Erfahrungen.

(Berufs-)Erfahrung:
Mehrjähriges Erfahrungswissen in der Bewirtschaftung eines großen Budgets entsprechend der Rechtsgrundlagen.

Erwünscht:
Umfangreiche und fundierte Kenntnisse im Finanzcontrolling;
Kenntnisse der rechtlichen Vorgaben: GG, BGB, BerlHG, LHO und ihre Ausführungsvorschriften, Teilgrundordnung FU Berlin, Sozialversicherungsrecht, Steuerrecht (z.B. UmStG, Zollkodex), Richtlinien, Rundschreiben und Dienstvereinbarungen der FU Berlin sowie deren Anwendung;
Kenntnisse der Struktur der FU Berlin;
Belastbarkeit, Organisationsgeschick sowie Kommunikations-, Konflikt- und Teamfähigkeit.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Weitere Informationen erteilt Frau Andrea Lehmann (andrea.lehmann@fu-berlin.de / 83857499).

Weitere Informationen

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an UB - Direktion: sekretariat@ub.fu-berlin.de oder per Post an die

Freie Universität Berlin

14195 Berlin (Dahlem)

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden.

Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.