Verwaltungsmitarbeit mit Koordination in der Beratungsstelle für Behinderte und im Sozialpsychiatrischen Dienst im Gesundheitsamt

Charlottenburg-Wilmersdorf ist die Heimat von rund 320.000 Menschen aus über 170 Nationen. Wir im Bezirksamt gestalten unseren Bezirk als einen attraktiven Lebens- und Arbeitsraum. So trägt der Bezirk bereits seit 2011 den Titel "Fair-Trade-Town" und wurde schon 2009 als "Ort der Vielfalt" ausgezeichnet. Weiterhin ist das Bezirksamt für den besonderen Einsatz im Themenfeld Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf mit dem berlinweiten Gütesiegel familienfreundlicher Arbeitgeber Land Berlin (GfA) zertifiziert worden. Rund 2.100 Beschäftigte in mehr als 50 Berufsgruppen stehen für Diversität, Toleranz und die richtige Balance zwischen Arbeit, Karriere und Privatleben.

Die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger liegen auch Ihnen am Herzen? Sie möchten den erfolgreichen Wandel für eine leistungsstarke und moderne Verwaltung aktiv mitgestalten? Sie wollen in einem sicheren Arbeitsumfeld tätig sein, indem ihre Stärken und Erfahrungen wertgeschätzt und lebenslange Fort- und Weiterbildung gefördert wird?

Die Abteilung Jugend und Gesundheit (Einsatzort: Hohenzollerndamm 174 - 177) sucht
ab sofort, unbefristet, Personal für das Aufgabengebiet als

Verwaltungsmitarbeit mit Koordination in der Beratungsstelle für Behinderte und im Sozialpsychiatrischen Dienst im Gesundheitsamt
(derzeit 39,4 Wochenstunden)
Teilzeitbeschäftigung ist möglich.

IHR AUFGABENGEBIET UMFASST

Koordination und Prozessoptimierung:

• Organisation und Koordination der Arbeitsabläufe in der Verwaltung des Fachbereichs, Entwicklung neuer Konzepte und Projekte für die BfB, Schnittstellenmanagement (z. B. SpD, KjPD und Sozialamt)
• Erarbeitung von Qualitätsstandards sowie Controlling und Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit. Koordination der Verwaltungsmitarbeiter*innen des Fachbereichs 3
• Organisation von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen
• Besetzung der Telefonzentrale in Absprache mit der Fachbereichsleitung
• Kontrolle von Zeitfassungsbögen
• Plausibilitätsprüfung der Produktblätter sowie Ausfertigung von Dienstleistungsberichten

Unterstützung der Fachbereichs- und Dienststellenleitungen:

• Vorzimmertätigkeiten für die Fachbereichsleitung und punktuelle Zuarbeit für die Leitungen der BfB und des SpD, Bearbeitung von vertraulichem Schriftverkehr, Terminmanagement
• Teilnahme mit Protokollierung sowie Nachbereitung von Sitzungen
• Aktenführung und Mitarbeit bei fachbereichsübergreifenden Aufgaben, wie z. B. Impfaktionen

Verwaltungs- und IT-Aufgaben:

• Erledigung allg. Sekretariats-, Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben
• Bearbeitung von Postfächern und behördlichen Sonderpostfächern des Fachbereichs, sowie des in Zukunft auch Chatbots in Kommunikation mit den beiden Dienststellen des Fachbereichs
• Material- und Gerätebestellung sowie Bearbeitung von Rechnungen und Vordrucken

Nach entsprechender Schulung:

• Betreuung der IT-Fachanwendung, Erstellung und Pflege relevanter Statistiken (z.B. KLR-, Gender- und Senatsstatistiken)

Beratung und Unterstützung:

• Persönliche und telefonische Weiterleitung von Hilfesuchenden an den zuständigen Sozialdienst oder Tagesdienst
• Anleitung von Auszubildenden (KAB, FAB und VwFA)

HINWEISE
Bewerbungen von schwerbehinderten bzw. ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Bitte entsprechenden Nachweis beifügen.
Das Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin ist bestrebt, bestehende Unterrepräsentanzen von Frauen abzubauen. Aus diesem Grund sind Bewerbungen von Frauen ausdrücklich erwünscht. Diese werden dann bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen von Personen mit Migrationsgeschichte, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht.
Über Ihre Bewerbung freuen wir uns unabhängig von Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihrem Alter, Ihrer Weltanschauung, geschlechtlichen Orientierung und Lebensform.

Im Rahmen dieser Stellenbesetzung kann es zu einem mehrstufigen Auswahlverfahren kommen.
Wir weisen darauf hin, dass die weitere Kontaktaufnahme im Bewerberverfahren per E-Mail bzw. telefonisch erfolgt. Bitte ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse im laufenden Ausschreibungsverfahren nicht und überprüfen Sie regelmäßig Ihren E-Mail-Posteingang sowie Ihren Spam-Ordner.
Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen (Porto, Fahrtkosten o.ä.), können leider nicht erstattet werden.