Wir suchen einen Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) für die Verstärkung im Team Drittmittelprojekte

Die Arbeit und Leben Niedersachsen gGmbH sucht zum 01.07.2024 einen Verwaltungmitarbeiter (m/w/d) für die Verstärkung im Team Drittmittelprojekte in unserer Zentrale in Hannover.

Arbeit und Leben Niedersachsen, gegründet 1948, ist eine anerkannte Landeseinrichtung nach dem Niedersächsischen Erwachsenenbildungsgesetz (NEBG) und wird getragen vom Deutschen Gewerkschaftsbund (DGB) und seinen Mitgliedsgewerkschaften. Als Unternehmensgruppe mit mehreren Tochtergesellschaften und rund 350 Mitarbeiter:innen an zahlreichen Standorten in Niedersachsen und seit 2020 auch in Sachsen-Anhalt gestalten wir eine Vielzahl von innovativen Bildungs- und Beratungsangeboten.

Aufgaben:

— Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen im Rahmen der Abrechnung Drittmittelgeförderter Projekte

— Führung von Beleglisten und Zusammenstellung von Belegen, Zahlungsnachweisen und erläuternder Dokumentation zu Ausgaben und Einnahmen in Projekten

— Bearbeitung abrechnungsrelevanter Formulare und Vorlagen unterschiedlicher Fördermittelgeber

— Unterstützung bei Auftragsvergaben und Erstellung von Vergabedokumentationen

— Vorbereitende Arbeiten für das Projektcontrolling, Projektabschlüsse und Kalkulationen (z.B. im Rahmen von Änderungsanträgen und Jahresabschlüssen)

— Nach Bedarf auch Seminar- und Veranstaltungsorganisation einschließlich Angebotseinholung und Buchung von Seminar- und Tagungsräumen

— Teilnehmer:innenmanagement, insbesondere Registrierung von Anmeldungen sowie Durchführung der Unterbringungs- und Fahrtkostenabrechnungen, Erstattung von Auslagen

— Veranstaltungskommunikation, insbesondere Einladungs- / Ankündigungsversand sowie sonstige Korrespondenz mit Teilnehmer:innen und Dienstleister:innen

— Recherchearbeiten, Materialbestellungen und weitere Verwaltungstätigkeiten

Voraussetzungen:

— Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Industriekauffrau/-mann, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte) oder vergleichbare Qualifikation

— Einschlägige Berufserfahrung mit fundierten Kenntnissen in der Verwaltung

— Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift sowie solide IT-Fähigkeiten, insbesondere fundierte Fähigkeiten in den gängigen MS-Office-Programmen, Bereitschaft zur Weiterbildung in Spezialprogrammen zur Seminarverwaltung und Buchhaltung

— Ausgeprägte Leistungsbereitschaft bei sehr hoher Sorgfalt sowie sehr guter Organisations-, Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit

— Erfahrungen im Bereich Drittmittelgeförderte Projekte, Zuwendungs- und Vergaberecht sind von Vorteil

Arbeitszeit und Eingruppierung

Die Stelle ist zum 01.07.2024 unbefristet in Vollzeit zu besetzen, ebenso ist eine Beschäftigung in Teilzeit möglich. Die Arbeitszeit beträgt bei einer Vollzeitstelle 38,5 Stunden / Woche bei 30 Tagen tariflichem Urlaub im Jahr. Die Eingruppierung erfolgt nach den Maßgaben des Haustarifvertrags von Arbeit und Leben Niedersachsen.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.