Assistenz (w/m/d) der Amtsleitung

Wir suchen eine

Assistenz (w/m/d) der Amtsleitung

Vergütung

Entgeltgruppe 6 TVöD/VKA

Einsatzbereich

Zentrales Gebäudemanagement

Beschäftigungsumfang

Vollzeit oder Teilzeit

Befristung

unbefristet

Einstellung zum

nächstmöglichen Zeitpunkt

Bewerbungsfrist

27.04.2025

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) oder erfolgreich abgeschlossener Angestelltenlehrgang I (Verwaltungsfachkraft (w/m/d))
• Alternativ: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise zum Kaufmann für Büromanagement (w/m/d), mit der Bereitschaft zur Teilnahme am Qualifizierungsprogramm der Entgeltgruppe 6 TVöD/VKA

Deine Aufgaben

• Assistenzaufgaben für die Amtsleitung wie beispielsweise Terminmanagement
• Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Post
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen und Dienstreisen
• Erledigung des anfallenden Schriftverkehrs
• Annahme aller eingehenden Gespräche und eigenständige Kommunikation
• Bearbeitung von Krank-/Gesundmeldungen und Urlaubsmeldungen über das digitale Zeiterfassungssystem TIME
• Wahrnehmung allgemeiner Verwaltungsaufgaben
• Vertretungsweise: Einsatz an der Pforte im Baudezernat

Das bringst Du mit

• Berufserfahrung als Assistenz ist vorteilhaft
• Kenntnisse im Bereich Immobilienwirtschaft sind vorteilhaft
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift sowie eine strukturierte Arbeitsweise
• Gute EDV-Kenntnisse in den gängigen MS-Office Anwendungen (Word, Excel)
• Fähigkeit, eigenverantwortlich und selbständig sowie dienstleistungsorientiert zu arbeiten
• Hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität
• Hohe Konfliktfähigkeit
• Ausgeprägte Methodenkompetenz
• Hohe Sozialkompetenz

Wir bieten Dir

• Flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Jahresurlaub (5-Tage Woche)
• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung
• Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt nach dem TVöD
• Stadteigenes KiTa-Plätze-Kontingent und Kinderferienbetreuung
• Coachings, Workshops und individuelle Möglichkeiten zur Weiterentwicklung
• Aktive Gesundheitsförderung durch unser modernes Gesundheitsmanagement
• Bezuschusstes (Deutschland) Jobticket sowie steuerfreier Fahrtkostenzuschuss für den ÖPNV
• Corporate Benefits (Vorteilsportal bei vielen attraktiven Anbietern)
• Fahrradleasing
• Mitarbeiterevents: Betriebsfest, Betriebsausflug und weitere gemeinsame Veranstaltungen wie den B2Run- Lauf

Wir freuen uns über Bewerbungen aller qualifizierten Personen, unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Behinderung oder sexueller Orientierung. Die Stadtverwaltung möchte Führen in Teilzeit fördern. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen sowie Bewerbungen im Rahmen einer Teilzeitbeschäftigung sind unabhängig vom Teilzeitfaktor ausdrücklich erwünscht.

Bei Rückfragen zu den Stelleninhalten steht Herr Heinen (0261 / 129 6501) sehr gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Stellenbesetzungsverfahren steht Frau Thelen (0261 / 129 1830) sehr gerne zur Verfügung.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.