Wir sind eine dynamische, zukunftsorientierte staatlich anerkannte private Hochschule in Mannheim, die sich leidenschaftlich der Managementausbildung, Innovation und gelebter Praxisnähe widmet. Unser Kernanliegen in unseren vielfältigen Bachelor- und Masterprogrammen ist es, unseren Studierenden nicht nur Wissen zu vermitteln, sondern ein inspirierendes Lernumfeld zu schaffen, das zur persönlichen und beruflichen Entfaltung anregt. Dabei legen wir größten Wert auf individuelle Betreuung und kurze Wege, die eine offene und wertschätzende Kommunikationskultur fördern. Unser engagiertes Team versteht sich als Einheit, die gemeinsam ambitionierte Ziele verfolgt und aktiv die Zukunft der Hochschulbildung mitgestalten möchte. Wir sind mehr als eine Bildungseinrichtung – wir sind eine Gemeinschaft, in der Ideen wachsen und Potentiale gefördert werden.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Leitung (w/m/d) für Studienbüro mit buchhalterischen Aufgaben & Assistenz der Geschäftsführung.

Deine Mission bei uns:

Als Leitung unseres Studienbüros bist du das Herzstück unserer Studierendenverwaltung und gleichzeitig eine wichtige Unterstützung für unsere Geschäftsführung. Du bist ein Organisationstalent mit Leidenschaft für effiziente Prozesse und hast Freude daran, ein Team zu führen und weiterzuentwickeln? Dann bist du bei uns genau richtig!

Deine Aufgaben im Detail:

Als Leitung Studienbüro:

• Teamführung & effiziente Abläufe: Du führst dein Team mit Weitblick, schaffst rechtssichere und serviceorientierte Verwaltungsprozesse und treibst die Digitalisierung der Prozesse in deiner Abteilung voran.
• Organisatorische Abläufe: Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf aller studienrelevanten Prozesse und unterstützt unsere Studierenden sowie unsere Dozierenden in allen Belangen.
• Kurs- und Raummanagement: Du erstellst Stundenpläne im Campus-Management-System und bist für die Raumplanung verantwortlich.
• Datenmanagement: Du verwaltest Studierendendaten im Campus-Management-System, erstellst die Studierendenstatistik und sorgst hierbei für ein gepflegtes Datensystem.
• Finanzen: Du prüfst und kontierst Eingangsrechnungen sorgfältig und wickelst gemeinsam mit unserer externen Buchhaltung den Zahlungsverkehr (z.B. Lastschriften) ab.
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Bestellwesen, Rechnungswesen und Postbearbeitung meisterst du.

Als Assistenz der Geschäftsführung:

• Operative Entlastung der Geschäftsführung: Du unterstützt die Geschäftsführung in organisatorischen Tagesgeschäften und trägst somit zum reibungslosen Tagesablauf bei. Du erstellst geschäftliche Korrespondenz mit höchster Vertraulichkeit.
• Gremienkoordination: Du koordinierst und unterstützt wichtige interne und externe Hochschulgremien.
• Zeitmanagement & Meeting-Organisation: Du koordinierst Termine, Dienstreisen und Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern, wie beispielsweise Ministerien und Rektoraten.
• Datenanalyse: Du erstellst aussagekräftige Statistiken und Analysen.
• Allround-Assistenz: Du erledigst allgemeine Assistenzaufgaben, führst Protokoll und verwaltest Verträge sorgfältig.

Was erwarten wir:

• Deine Ausbildung: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Leitungserfahrung: Idealerweise hast du bereits ein Team geführt und weißt, wie man motiviert und erfolgreich zusammenarbeitet.
• Berufserfahrung: Erfahrung in verantwortlicher Position im Verwaltungs- oder Servicebereich sowie sehr gute Kenntnisse des Hochschulrechts und der universitären Rechtsgrundlagen sind von Vorteil. Berufserfahrung im Bereich Assistenz der Geschäftsleitung sind ebenso ein Plus.
• Zahlen sind dein Ding: Der Umgang mit Zahlen und kaufmännisches Verständnis sind für dich selbstverständlich und die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung macht dir Freude.
• Deine Stärken: Hohe Problemlösungskompetenz, ausgeprägtes Organisationstalent, eine gute Kommunikationsfähigkeit und ein vorausschauender Arbeitsstil macht dich aus. Diskretion und Integrität sind für dich selbstverständlich.
• Deine Arbeitsweise: Selbständiges, strukturiertes Arbeiten, persönlicher Ehrgeiz, Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit zeichnen dich aus. Eine ausgeprägte und umfassende Serviceorientierung ist dir wichtig.
• Sprachen: Eine sehr gute Kommunikation in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift stellt für dich keine Herausforderung dar.
• MS Office: Du hast gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen.

Das bieten wir dir:

• Eine verantwortungsvolle und vielseitige Aufgabe mit Gestaltungsspielraum
• Ein dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Gleitzeit und 30 Tage Urlaub
• Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich
• Teilnahme am Erasmus+ Programm
• Zuschuss zum Deutschlandticket

Du fühlst dich angesprochen?

Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung und frühestmöglichen Eintrittstermin an personal@hdwm.org (Frau Golowin).

Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.