Aufgaben

Führen des Sekretariats im Rahmen der Büroorganisation: Betreuung von drei Geschäftsführer*innen im Tandem mit einer Kollegin

Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft: u. a. Erstellung und Überarbeitung von Agenden und Präsentationen, Zusammenstellen von Geschäftsunterlagen

Betreuung der E-Mail-Posteingänge der Geschäftsführung: Nachhalten wichtiger Themen, Wiedervorlage und eigenständige Bearbeitung ausgewählter Vorgänge

Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung

Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen sowie Planung und Organisation von (mehrtägigen) Management-Meetings

Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern und internen Schnittstellen auf Deutsch und Englisch

Planung, Buchung und Organisation von Dienstreisen (national und international), ggf. Nachhalten von Follow-up Aktivitäten, Erstellung von Reisekostenabrechnungen

Nutzung moderner Tools zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsprozessen (z. B. Digitalisierung/KI)

Abteilungsübergreifende Mitwirkung und Unterstützung bei Sonderthemen und Projekten

Qualifikationen

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Organisation und Kommunikation o.ä.

Mind. 8 Jahre Berufserfahrung im Bereich Managementassistenz oder in einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld innerhalb eines Konzerns

Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Exzellente Kenntnisse im Bereich MS-Office 365

Diskreter und vertrauenswürdiger Umgang mit sensiblen Informationen

Ausgeprägte Empathie, verbunden mit einem sicheren Auftreten sowie einer starken Kommunikations- und Durchsetzungsfähigkeit

Eigenverantwortlicher und strukturierter Arbeitsstil sowie ein bereits in der Praxis bewiesenes Organisationstalent

Hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit