Junges Team mit rund 18 KollegInnen im Office

Gehaltsrahmen zwischen ca. €55.000 – €60.000 p. a. für Vollzeit

München Schwabing

Benefits

• Unbefristete Festanstellung mit Entwicklungsperspektive

• Ein kollegiales Team mit klarer Struktur und offenen Türen

• Flexibles Arbeiten (Voll- oder Teilzeit) möglich

• Moderne, ergonomische Arbeitsplätze in der Parkstadt Schwabing

• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge

• 30 Urlaubstage bei 40 Std./Woche (anteilig bei Teilzeit)

• Regelmäßige Team-Events und ein wertschätzendes Miteinander

Tasks

Projekt- & Angebotsmanagement

• Erstellung von Angeboten inkl. HOAI-Kalkulationen in Weise-Control

• Projektpflege und -verwaltung, Nebenkostenverwaltung und Beauftragungsverfolgung

• Unterstützung der Projektleitung, Bearbeitung von Kundenreklamationen

• Angebotsprüfung auf Logik, Struktur und formale Korrektheit

Finanzen & Buchhaltung

• Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung und Mahnwesen

• Pflege von Cashflow-Tabellen, Rückstellungen, vorbereitende Buchhaltung

• Überweisungen und Jahresabschlussthemen in Zusammenarbeit mit der Steuerberatung

• Ansprechpartner:in für buchhalterische Rückfragen (intern & extern)

Personal & Organisation

• Betreuung des Bewerbermanagements (Ausschreibungen, Kommunikation, Koordination)

• Erstellung arbeitsrelevanter Unterlagen (Verträge, Zeugnisse, Vollmachten)

• Verwaltung von Urlaub, Krankheit, Lohnabrechnungen und Gehaltsdaten

• Kontakt mit Behörden und Sozialversicherungsträgern

Office-Management & Administration

• Betreuung von Mietverträgen, Versicherungen, Fuhrpark & Büroversorgung

• Organisation interner Anlässe (z. B. Geburtstage, Events, Teambuilding)

• Verwaltung von Post, Telefonzentrale und allgemeiner Korrespondenz

• Ablage, Dokumentation, Pflege von Vertrags- und Projektunterlagen

IT & Arbeitsplatzorganisation

• Schnittstelle zum externen IT-Dienstleister (Technik, Software, Serverüberwachung)

• Einrichtung und Ausstattung neuer Arbeitsplätze

• Prüfung von Hardware und Softwarelösungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung

Sonderthemen

• Organisation von Firmenevents und Unterstützung im Bereich Marketing

• Betreuung der Meetingkapazitätsplanung

• Unterstützung bei Akquise- und Vertriebsaktivitäten

• Koordination privater Anliegen der Geschäftsführung

• Allgemeine Textkorrekturen & Lektorat

• Unterstützung bei HOAI-Berechnungen, Dokumentation & Unterschriftenläufen

Profile

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Berufserfahrung im Office- oder Projektmanagement, idealerweise in einem Architektur- oder Ingenieurbüro

• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Weise-Control (ehem. VvW) von Vorteil

• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Kommunikationsstärke und Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit

• Hands-on-Mentalität, Verlässlichkeit und Organisationstalent

Good to know

In dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle im organisatorischen Herzstück des Büros. Du bist Schnittstelle für interne und externe Anliegen, hältst die Fäden in der Hand und bringst Deine Fähigkeiten dort ein, wo Struktur, Überblick und Mitdenken gefragt sind. Kein Tag ist wie der andere – und genau das macht es für Dich spannend.

Du schätzt klare Prozesse, arbeitest selbstständig, denkst übergreifend und verlierst auch bei vielen parallelen Aufgaben nicht die Ruhe? Dann wirst Du Dich in diesem Team schnell zu Hause fühlen.