Sekretärin/Sekretär (m/w/d)

Es ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt im "Hoch- und Tiefbauamt" zunächst befristet bis zum 31.12.2025 die Vollzeitstelle "Sekretärin/Sekretär" (m/w/d) zu besetzen.

Dem Bauamt sind außer den originären Teilbereichen Hoch- und Tiefbau, die Städtischen Friedhöfe sowie die Bewirtschaftung der Straßenbeleuchtung zugeordnet.

Neben den neun Beschäftigten im Bauamt sind weitere acht im Sachgebiet "Stadt- und Ortsteilentwicklung", welches aufgabenbezogen als auch arbeitsorganisatorisch einen engen Bezug zum Hoch- und Tiefbauamt hat, tätig.

Zu den Arbeitsaufgaben zählen vordergründig:

• Wahrnehmung von Sekretariatsaufgaben für das Amt "Hoch- und Tiefbauamt" sowie zum Teil fürs Sachgebiet "Stadt- und Ortsteilentwicklung", wie u. a.:
• Abwicklung Telefon- und Postverkehr
• Wahrnehmung von Kopierarbeiten, Archivierungs-, Ablagetätigkeiten
• Bearbeitung von Arbeits- sowie Urlaubsmeldungen für die Mitarbeiter/innen des Sachgebiets 61 und des Amtes 65
• Bestellen und Verwalten von Büromaterial
• organisatorische Vorbereitung von Dienstreisen
• Terminmanagement für die Amtsleitung
• Drucksachen des Sachgebiets 61 sowie des Amtes 65 nach Vorgabe schreibtechnisch erstellen
• haushalterische Bearbeitung von Belangen für den Amtsbereich 65
• amtsinterne Schreibdienste (z. Bsp. Aufträge, Rechnungen etc.)
• Protokollierung von Beratungen sowie bei Bedarf von Submissionen
• Vergabe von Hausnummern
• Vergabe der Grabstellen in Abstimmung mit den Angehörigen auf der Waldruhestätte (inkl. Einmessung)
• Vertretung des/der "SB Friedhofsverwaltung":
• Abdecken der Sprechzeiten
• Grabstellenvergabe
• Unterhaltungsarbeiten gegenüber dem Dienstleister beauftragen bzw. vorhandene Arbeitsplanungen bei Bedarf anpassen
• Aktualisierung des Trauerhallenaushangs

Was sollten Sie als Mindestanforderungen mitbringen?

• abgeschlossene Ausbildung in einem Büro-, Verwaltungsberuf (z. B. Bürokauffrau/-mann, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement,

Verwaltungsfachangestelle/r)

• routinierter Umgang mit MS-Office-Produkten (mindestens Word und Excel)
• ausgeprägte Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit
• diskrete, verschwiegene Persönlichkeit
• eigenverantwortliche, strukturierte Arbeitsweise
• freundliches, selbstsicheres, pietätvolles Auftreten
• gutes Kommunikationsvermögen in deutscher Sprache in Wort und Schrift

wünschenswert sind:

• Praxiserfahrung bzgl. der Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem

Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 Wochenstunden)

Entgelt: Die Stelle ist gemäß TVöD mit der Entgeltgruppe 5 bewertet.

Der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) findet Anwendung.

Bewerben Sie sich bitte mit aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, wie u. a.:

• einem aussagekräftigen Bewerbungsanschreiben und Lebenslauf
• Nachweise zum Ausbildungs- / Studienabschluss
• vorhandene Arbeitszeugnisse

bis zum 27.04.2025 bei der Stadt Prenzlau

Personalwesen

Am Steintor 4

17291 Prenzlau

Gerne können Sie Ihre Bewerbungsunterlagen auch per E-Mail (eine Datei, im

PDF-Format, max. 20 MB) an personalwesen@prenzlau.de richten.

Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.