Das ultimative Handbuch für Empfehlungsschreiben – Alles, was Du wissen musst

Das Empfehlungsschreiben

In diesem Artikel möchten wir dir einen umfassenden Überblick über das Thema Empfehlungsschreiben bieten. Unser Ziel ist es, dir dabei zu helfen, die verschiedenen Aspekte eines gelungenen Empfehlungsschreibens zu verstehen, und dir nützliche Tipps und Ratschläge an die Hand zu geben. Dabei werden wir uns nicht nur auf die Erstellung von Empfehlungsschreiben konzentrieren, sondern auch auf deren Bedeutung aus der Perspektive von Arbeitgebern und Bildungseinrichtungen. So erhältst du ein rundum fundiertes Wissen, das dir hilft, in Zukunft selbstbewusst und gut informiert mit Empfehlungsschreiben umzugehen.

Die 3 Grundlagen von Empfehlungsschreiben

Definition und Zweck

Empfehlungsschreiben sind schriftliche Dokumente, in denen eine Person die Fähigkeiten, Leistungen und persönlichen Eigenschaften einer anderen Person positiv hervorhebt. Diese Art von Schreiben wird häufig von ehemaligen Arbeitgebern, Lehrern, Professoren oder anderen Personen erstellt, die in der Lage sind, fundierte Aussagen über die Qualifikationen des Kandidaten zu treffen. Der Zweck eines Empfehlungsschreibens besteht darin, ein aussagekräftiges Bild des Bewerbers zu zeichnen und dessen Eignung für eine bestimmte Stelle, ein Studium oder ein Stipendium zu untermauern.

Wann ist ein Empfehlungsschreiben notwendig?

Ein Empfehlungsschreiben kann in verschiedenen Situationen notwendig oder hilfreich sein. Häufig ist es bei Bewerbungen für berufliche Positionen, akademische Programme, Stipendien oder Praktika gefordert. Manchmal wird es auch aus Eigeninitiative beigefügt, um die Bewerbung zu stärken und einen zusätzlichen positiven Eindruck zu hinterlassen. Im Allgemeinen solltest du ein Empfehlungsschreiben in Erwägung ziehen, wenn es die Anforderungen der Stelle erfüllt oder deine Chancen auf Erfolg erhöhen kann.

Unterschiede zu anderen Dokumenten wie Arbeitszeugnissen

Empfehlungsschreiben unterscheiden sich in mehreren Aspekten von anderen Dokumenten wie Arbeitszeugnissen. Während Arbeitszeugnisse in der Regel eine standardisierte Form haben und sich auf Fakten wie Beschäftigungszeitraum, Position und Aufgabenbereiche konzentrieren, sind Empfehlungsschreiben persönlicher und individueller gestaltet. Sie enthalten Einschätzungen der Leistungen, Fähigkeiten und persönlichen Eigenschaften des Kandidaten aus der Sicht des Verfassers. Zudem sind Empfehlungsschreiben in der Regel weniger formal und umfassender als Arbeitszeugnisse.  

Wie schreibt man ein überzeugendes Empfehlungsschreiben? 

Die wichtigsten Bestandteile Um ein überzeugendes Empfehlungsschreiben zu verfassen, sollten folgende Bestandteile enthalten sein:

• Eine angemessene Anrede und eine persönliche Einleitung
• Eine kurze Vorstellung des Verfassers und dessen Beziehung zum Bewerber
• Eine klare Darstellung der Fähigkeiten, Leistungen und persönlichen Eigenschaften des Kandidaten
• Konkrete Beispiele, die die genannten Qualifikationen untermauern
• Eine abschließende Bewertung und Empfehlung des Kandidaten
• Eine Abschlussformel und Unterschrift des Verfassers

Die richtige Struktur für das Empfehlungsschreiben

Ein gut strukturiertes Empfehlungsschreiben sollte in der Regel aus folgenden Abschnitten bestehen:

1. Einleitung: Stelle dich vor und erkläre die Beziehung zum Bewerber. Nenne den Grund für das Schreiben und die Position, für die der Kandidat sich bewirbt.
2. Hauptteil: Erläutere die Qualifikationen des Bewerbers. Gehe dabei auf seine Fähigkeiten, Leistungen und persönlichen Eigenschaften ein. Unterteile den Hauptteil in Absätze, um eine klare Gliederung zu gewährleisten.
3. Schluss: Fasse die wichtigsten Punkte zusammen und gib eine abschließende Empfehlung für den Kandidaten. Biete an, für Rückfragen zur Verfügung zu stehen, und füge deine Kontaktdaten hinzu.

Gestaltung und Formatierung von Empfehlungsschreiben 

Layout und Schriftarten Bei der Gestaltung eines Empfehlungsschreibens solltest du ein professionelles und übersichtliches Layout wählen. Verwende am besten einen einheitlichen Seitenrand von etwa 2,5 cm und einen Zeilenabstand von 1,5. Als Schriftart empfiehlt sich eine gut lesbare, serifenlose Schrift wie Arial oder Calibri in einer Schriftgröße von 11 oder 12. Länge und Schreibstil Ein Empfehlungsschreiben sollte in der Regel nicht länger als eine Seite sein. Versuche, die wichtigsten Informationen und Aussagen prägnant und klar zu formulieren, ohne zu ausschweifend zu werden. Achte auf einen konsistenten Schreibstil, der sowohl professionell als auch persönlich ist. Vermeide komplizierte Satzstrukturen und wähle stattdessen einfache und verständliche Formulierungen. Anrede und Abschlussformel Beginne das Empfehlungsschreiben mit einer passenden Anrede, die sich an die Person oder das Gremium richtet, welches das Schreiben erhalten soll. Wenn du den Namen der zuständigen Person kennst, verwende diesen in der Anrede. Andernfalls kannst du auch eine allgemeine Anrede wie "Sehr geehrte Damen und Herren" verwenden. Die Abschlussformel sollte höflich und professionell sein. Verwende zum Beispiel "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit besten Grüßen", gefolgt von deinem Namen und deiner Unterschrift. Wenn möglich, setze deine Unterschrift in blauer Tinte, um den persönlichen Charakter des Schreibens zu betonen. Unter der Unterschrift kannst du optional noch deine Position und Kontaktdaten angeben, um dem Empfänger die Möglichkeit zu geben, bei Rückfragen direkt mit dir in Verbindung zu treten.

Verschiedene Arten von Empfehlungsschreiben

Berufliche Empfehlungsschreiben Berufliche Empfehlungsschreiben werden häufig von ehemaligen Arbeitgebern, Vorgesetzten oder Kollegen verfasst. Sie konzentrieren sich auf die beruflichen Fähigkeiten, Leistungen und Erfahrungen des Kandidaten, die für die angestrebte Position relevant sind. Typischerweise enthalten sie Informationen über die Zusammenarbeit, erzielte Erfolge und besondere Qualifikationen des Bewerbers. Akademische Empfehlungsschreiben Akademische Empfehlungsschreiben sind in der Regel für Bewerbungen um Studienplätze, Stipendien oder Forschungsprojekte erforderlich. Sie werden meistens von Lehrern, Professoren oder Betreuern verfasst, die die akademischen Leistungen und Fähigkeiten des Kandidaten beurteilen können. In akademischen Empfehlungsschreiben liegt der Fokus auf den fachlichen Qualifikationen, der Motivation und dem Potenzial des Bewerbers im akademischen Umfeld. Persönliche Empfehlungsschreiben Persönliche Empfehlungsschreiben, auch Charakterreferenzen genannt, werden von Personen verfasst, die den Kandidaten gut kennen und seine persönlichen Eigenschaften beurteilen können. Diese Art von Empfehlungsschreiben ist häufig bei Bewerbungen für Ehrenämter, Praktika oder ähnliche Positionen gefragt, bei denen der persönliche Charakter eine besondere Rolle spielt. Im Fokus stehen hier Aspekte wie Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Empathie oder Führungsqualitäten. Unterschiede und Gemeinsamkeiten Obwohl sich die verschiedenen Arten von Empfehlungsschreiben in ihrem Fokus und ihrer Zielgruppe unterscheiden, haben sie einige Gemeinsamkeiten. In allen Fällen ist es wichtig, die Qualifikationen, Leistungen und persönlichen Eigenschaften des Kandidaten klar und überzeugend darzustellen. Zudem sollten konkrete Beispiele und eine persönliche Note in das Schreiben einfließen, um Authentizität und Glaubwürdigkeit zu gewährleisten.  

Arbeitszeugnis oder Empfehlungsschreiben: Was ist besser? 

Definition und Funktion von Arbeitszeugnissen

Arbeitszeugnisse sind formelle Dokumente, die von einem Arbeitgeber ausgestellt werden und die Beschäftigungszeit, Position, Aufgabenbereiche und Leistungen eines Mitarbeiters dokumentieren. In Deutschland sind Arbeitszeugnisse gesetzlich geregelt und müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, wie etwa eine wohlwollende und wahrheitsgemäße Beurteilung der Leistung. Im Gegensatz zu Empfehlungsschreiben sind Arbeitszeugnisse standardisiert und weniger persönlich.

Vor- und Nachteile von Empfehlungsschreiben und Arbeitszeugnissen

Empfehlungsschreiben:

• Vorteile: Persönlicher und individueller, können auf die spezifische Stelle oder das Programm zugeschnitten werden, bieten mehr Raum für detaillierte Beurteilungen und persönliche Erfahrungen.
• Nachteile: Nicht standardisiert, können subjektiver sein, abhängig von der Glaubwürdigkeit des Verfassers.

Arbeitszeugnisse:

• Vorteile: Standardisiert und gesetzlich geregelt, bieten einen objektiveren Überblick über die Beschäftigung, für Arbeitgeber leichter zu interpretieren und zu vergleichen.
• Nachteile: Weniger persönlich und individuell, könnten aufgrund der wohlwollenden Formulierungen weniger aussagekräftig sein, beziehen sich ausschließlich auf die berufliche Tätigkeit.

Wann welches Dokument sinnvoll ist

In vielen Fällen hängt es von der spezifischen Situation und den Anforderungen der angestrebten Position oder des Programms ab, welches Dokument besser geeignet ist. Im Allgemeinen gelten folgende Empfehlungen:

• Arbeitszeugnis: Sinnvoll bei Bewerbungen um berufliche Positionen, insbesondere wenn ein Arbeitszeugnis explizit gefordert ist oder der Bewerber über umfangreiche Berufserfahrung verfügt. Ein Arbeitszeugnis bietet einen objektiven und standardisierten Überblick über die berufliche Laufbahn.
• Empfehlungsschreiben: Besonders geeignet für akademische Bewerbungen, Stipendien oder wenn die persönlichen Eigenschaften des Kandidaten eine zentrale Rolle spielen. Ein Empfehlungsschreiben kann auch eine Ergänzung zum Arbeitszeugnis sein, um zusätzliche Informationen und persönliche Einschätzungen zu bieten.

Letztendlich hängt die Wahl des Dokuments von den spezifischen Anforderungen und dem Kontext der Bewerbung ab. Es ist jedoch ratsam, sich bei Unsicherheiten an den Vorgaben des Arbeitgebers oder der Bildungseinrichtung zu orientieren.

Empfehlungsschreiben aus der Sicht des Empfängers 

So werden Empfehlungsschreiben gelesen und bewertet

Empfänger von Empfehlungsschreiben, wie Arbeitgeber und Bildungseinrichtungen, lesen diese Dokumente in der Regel, um zusätzliche Informationen über den Bewerber zu erhalten und dessen Eignung für die angestrebte Position oder das Programm besser einschätzen zu können. Bei der Bewertung von Empfehlungsschreiben achten sie auf verschiedene Aspekte:

1. Verfasser: Die Glaubwürdigkeit und Relevanz des Verfassers spielen eine wichtige Rolle. Empfänger bevorzugen in der Regel Empfehlungsschreiben von Personen, die in einer angesehenen Position sind oder einschlägige Erfahrungen in dem betreffenden Bereich haben.
2. Inhalt: Der Inhalt des Schreibens sollte detaillierte und aussagekräftige Informationen über die Qualifikationen, Leistungen und persönlichen Eigenschaften des Bewerbers enthalten. Konkrete Beispiele und Erfolge sind besonders überzeugend.
3. Struktur und Klarheit: Ein gut strukturiertes und klar formuliertes Empfehlungsschreiben erleichtert dem Empfänger das Verständnis und die Bewertung des Kandidaten.
4. Übereinstimmung mit den Anforderungen: Empfehlungsschreiben, die auf die spezifischen Anforderungen und Erwartungen der angestrebten Position oder des Programms eingehen, sind besonders aussagekräftig und relevant.

Was Arbeitgeber und Bildungseinrichtungen im Empfehlungsschreiben suchen

Arbeitgeber und Bildungseinrichtungen suchen in Empfehlungsschreiben nach verschiedenen Aspekten, je nach Art der Position oder des Programms:

1. Fachliche Qualifikationen: Die fachlichen Fähigkeiten und Kenntnisse des Bewerbers sind in vielen Fällen entscheidend. Empfehlungsschreiben sollten daher Belege für die fachliche Eignung des Kandidaten enthalten.
2. Soft Skills: Persönliche Eigenschaften wie Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Führungsqualitäten oder Selbstständigkeit sind häufig von Bedeutung. Empfehlungsschreiben sollten solche Soft Skills beleuchten und mit Beispielen untermauern.
3. Motivation und Engagement: Empfänger von Empfehlungsschreiben möchten oft herausfinden, wie motiviert und engagiert ein Bewerber ist. Dies kann ein wichtiger Faktor für den Erfolg in der angestrebten Position oder dem Programm sein.
4. Potenzial: Insbesondere bei akademischen Bewerbungen und Stipendien spielen das Potenzial und die akademische Leistungsfähigkeit des Kandidaten eine zentrale Rolle. Empfehlungsschreiben sollten daher auch eine Einschätzung des Potenzials des Bewerbers enthalten.

Insgesamt suchen Arbeitgeber und Bildungseinrichtungen in Empfehlungsschreiben nach Informationen, die ihnen helfen, die Eignung und das Potenzial eines Bewerbers für die angestrebte Position oder das Programm besser einzuschätzen. Ein überzeugendes Empfehlungsschreiben sollte daher auf die spezifischen Anforderungen und Erwartungen eingehen und den Kandidaten.

Die häufigsten Fehler und wie Du sie vermeidest 

Unklare oder unvollständige Informationen Ein häufiger Fehler in Empfehlungsschreiben ist das Bereitstellen unklarer oder unvollständiger Informationen über den Kandidaten. Um dies zu vermeiden, solltest du sicherstellen, dass das Empfehlungsschreiben präzise Angaben über die Qualifikationen, Leistungen und persönlichen Eigenschaften des Bewerbers enthält. Verwende konkrete Beispiele und Erfahrungen, um die Aussagen zu untermauern. Achte darauf, dass der Text klar und verständlich formuliert ist, um Missverständnisse zu vermeiden. Übertreibungen und Falschaussagen Übertreibungen und Falschaussagen können dem Kandidaten schaden und die Glaubwürdigkeit des Empfehlungsschreibens untergraben. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, ehrlich und authentisch zu bleiben. Beschreibe die Stärken und Erfolge des Bewerbers wahrheitsgemäß und in angemessener Weise. Wenn du Schwächen ansprichst, tue dies konstruktiv und zeige, wie der Kandidat sich verbessern kann oder bereits Verbesserungen erzielt hat. Fehlende Individualisierung Ein weiterer häufiger Fehler ist das Verfassen eines generischen Empfehlungsschreibens, das nicht auf den spezifischen Kandidaten oder die angestrebte Position zugeschnitten ist. Um dies zu vermeiden, solltest du das Empfehlungsschreiben individuell anpassen. Gehe auf die besonderen Qualifikationen, Erfahrungen und Eigenschaften des Bewerbers ein, die für die angestrebte Stelle oder das Programm relevant sind. Zeige, dass du den Kandidaten gut kennst und seine Eignung für die Position oder das Programm aus persönlicher Erfahrung beurteilen kannst.

Fazit 

Empfehlungsschreiben können einen entscheidenden Einfluss auf die eigene Karriere haben, indem sie potenziellen Arbeitgebern oder Bildungseinrichtungen einen tieferen Einblick in die fachlichen Qualifikationen, persönlichen Eigenschaften und Potenziale des Bewerbers bieten. Sie ergänzen das Bewerbungsdossier und tragen dazu bei, den Kandidaten aus der Masse herausstechen zu lassen. Ein gut verfasstes Empfehlungsschreiben kann die Chancen auf eine erfolgreiche Bewerbung erheblich erhöhen.

Letzte Tipps und Ratschläge

• Achte darauf, dass das Empfehlungsschreiben von einer glaubwürdigen und einschlägigen Person verfasst wird.
• Stelle sicher, dass das Schreiben individuell und auf die angestrebte Position oder das Programm zugeschnitten ist.
• Vermeide unklare oder unvollständige Informationen, Übertreibungen und Falschaussagen.
• Achte auf eine ansprechende Gestaltung und Formatierung des Empfehlungsschreibens.
• Denke immer daran, dass das Empfehlungsschreiben authentisch und überzeugend sein sollte, um den Empfänger von den Qualitäten des Bewerbers zu überzeugen.