Abwesenheitsnotiz: Bloß nicht auf Nummer sicher

Wir alle brauchen Zeit, um abzuschalten und unseren Akku wieder aufzuladen. Untersuchungen zeigen, dass Phasen ohne elektronische Kommunikation – vor allem ohne E-Mails – unseren Stresslevel senken und uns produktiver machen. Trotzdem zögern wir oft, den ersten Schritt zu machen und eine Abwesenheitsnotiz zu formulieren, die für unsere Auszeit klare Grenzen setzt. Ich selbst hatte immer mit der Angst zu kämpfen, dass meine Abwesenheitsnotizen unbeabsichtigte Folgen haben könnten – beispielsweise dass andere mich als Faulenzerin wahrnehmen könnten oder dass ich Chancen verpasse.

Aber genau das, was wir oft scheuen – eben weil wir glauben, dass es unser Image oder unseren Erfolg negativ beeinflussen könnte –, lässt sich auch dazu nutzen, das genaue Gegenteil zu erreichen. Abwesenheitsnotizen können ein hervorragender Hebel sein, um den eigenen Erfolg voranzutreiben. Wer in Urlaub geht, zu einer Konferenz reist oder einen der großen Momente des Lebens erlebt – etwa die Geburt des eigenen Kindes –, kann auf diesem Weg soziale Verbindungen mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten stärken.

Indem Sie kleine Informationen über sich selbst, über Ihre Reise oder über Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens teilen, können Sie Geschäftsbeziehungen stärken oder die Verbindung von Kunden zu Ihrem Unternehmen intensivieren. Studien des Glücksforschers Shawn Achor (er ist mein Ehemann) haben gezeigt, dass die Stärke unserer sozialen Verbindungen – die Beziehungen Sinn und Tiefe verleihen – besonders gut vorhersagt, wie hoch langfristig unser Glücksniveau sein wird. Auch lässt sich daraus hervorragend auf unser berufliches Leistungsniveau schließen. Wenn Menschen sich positiv mit uns verbunden fühlen, lassen sie sich eher auf Geschäfte mit uns ein und sind eher bereit, mit uns gemeinsam Probleme zu lösen. Diese Verbindung entsteht durch das Gefühl, dass man jemanden wirklich kennt.

98 Prozent wählen Sicherheit

Dennoch entscheiden sich die meisten Menschen für die "sichere" Variante der Abwesenheitsnotiz. Diese macht den Empfänger einfach nur darauf aufmerksam, dass man bis zu einem bestimmten Datum nicht im Büro sein werde und der andere bitte einen Kollegen kontaktieren möge, wenn er sofort jemanden in der Abteilung erreichen müsse. Ich schätze mal, dass etwa 98 Prozent der Abwesenheitsnotizen einen solchen Text enthalten.

Im Laufe meiner Karriere habe ich buchstäblich Zehntausende dieser Nachrichten erhalten. Sehr selten war darunter eine eher aggressive Formulierung, so wie sie Daniel Mallory Ortberg laut einem Artikel in der "New York Times" angeblich abgeschickt hat: "Ich bin im Urlaub und nehme keine E-Mails über irgendwas entgegen. Ich habe auch nicht vor, irgendwelche alten E-Mails zu lesen, wenn ich zurückkomme, denn das fühlt sich wie das Gegenteil einer Urlaubserfahrung an."

Natürlich macht es den Zweck eines Urlaubs zunichte, wenn wir anschließend einen riesigen Rückstand an E-Mails aufarbeiten müssen.

Diese Art Nachricht ist nicht mein Stil. Aber sie hat etwas, das nachklingt, denn natürlich macht es den Zweck eines Urlaubs zunichte, wenn wir wiederkommen und einen riesigen Rückstand an E-Mails aufarbeiten müssen – vor allem wenn viele davon alte Nachrichten sind oder Anfragen sich bereits erledigt haben. Ein Freund von mir, der in einem Verlag arbeitete, leitete alle seine E-Mails während seines Urlaubs direkt in den Papierkorb und schrieb den Absendern, sie sollten ihre Nachricht noch einmal schicken, wenn sie nach seiner Rückkehr noch relevant sei. Am ersten Tag nach seinem Urlaub gingen genau drei Mails bei ihm ein.

Wenn dieser Weg Ihnen nicht als der richtige erscheint, können Sie und ich vielleicht von den verbleibenden 2 Prozent der Abwesenheitsmails lernen, die ich bekomme. Manchmal braucht es nur eine zusätzliche Zeile in der Standardabwesenheitsnotiz, damit aus einem "ausreichend" ein "vorteilhaft" wird.

1. Verdeutlichen Sie den Sinn

Verraten Sie den Empfängern Ihrer Abwesenheitsnotiz etwas, das Ihnen beim nächsten Kontakt als Aufhänger für eine Unterhaltung dienen kann. Warum sind Sie in dieser Zeit nicht im Büro? Was lernen Sie auf einer Konferenz, bei der es um Kundenservice geht? Wohin fahren Sie in Ihrem Urlaub, und worauf freuen Sie sich dabei besonders? Hier sind zwei Beispielmails, die einem Urlaub tieferen Sinn verleihen. (Die erste hat mein Mann tatsächlich verwendet.)

"Hi, ich feiere meinen fünften Hochzeitstag und genieße einen Sommerurlaub mit unseren vier Jahre und vier Monate alten Kindern. Zu Ehren solch eines wichtigen Feiertags werde ich meine E-Mails bis zum [Datum] nicht lesen. Wenn Sie dringend etwas benötigen, kontaktieren Sie bitte meine wundervolle Assistentin Jenny unter [E-Mail-Adresse]."

"Hallo, ich besuche in dieser Woche eine Konferenz in Atlanta, zusammen mit anderen Kundenberatern aus dem Gesundheitsbereich. Ich möchte dort neue Methoden kennenlernen, um meine Kunden noch besser zu unterstützen. In dieser Zeit kann ich meine Mails nur ab und zu lesen. Wenn Sie vor Montag ein dringendes Anliegen haben, hilft Ihnen [Kollege] gern weiter."

Solche Mails können wunderbare Gesprächsaufhänger sein, wenn Kollegen Sie nach Ihrer Rückkehr nach der Konferenz oder nach Ihrem Urlaub fragen. Dabei lernen sie Sie als vielseitige Persönlichkeit kennen und nicht nur als Kollegin oder Kollegen.

2. Bieten Sie Zusatzinfos

Sie können in Ihrer Mail auch eine Informationsquelle nennen, die den Empfängern einen Mehrwert bietet. Wenn Sie einen solchen Artikel oder Link auswählen, sollten Sie an jene Menschen denken, die Ihnen die meisten E-Mails schicken.

"Hi! Ich hoffe, Sie genießen den Sommer. Bei mir ist es Zeit für den Jahresurlaub. Ich freue mich darauf, Ihnen nach meiner Rückkehr am [Datum] zu antworten. In der Zwischenzeit möchte ich Sie auf diesen Artikel für unsere Kunden aufmerksam machen. Darin finden Sie einige Tricks, um das Beste aus Ihrem CRM-System herauszuholen. Wenn Sie auch nur einen dieser Hacks nutzen, spart Ihnen das viele Stunden Zeit. Wenn Sie während meiner Abwesenheit dringend Unterstützung benötigen ..."

Im vergangenen Sommer habe ich zum ersten Mal den folgenden Text ausprobiert – und überwältigend positive Resonanz von den Empfängern erhalten. Die meisten drohten sogar scherzhaft damit, die Nachricht von mir abzukupfern.

"Hallo! In unserer neuesten Studie haben wir herausgefunden, dass Urlaub gut fürs Gehirn ist und die Arbeitsleistung verbessern kann. Das muss weiter erforscht werden! Daher werde ich bis [Datum] nicht im Büro sein und habe in dieser Zeit nur eingeschränkten Zugriff auf meine Mails. Wenn Sie dringend Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie bitte [meine Kollegin]. Ihnen einen schönen Sommer! Michelle Gielan"

3. Passen Sie Ihre Nachricht an

Einige Mailprogramme ermöglichen es dem Absender, eine Nachricht für interne Empfänger und eine andere Nachricht für Personen außerhalb des Unternehmens zu verfassen. Bei Google Mail ist es möglich, automatische Antwortnachrichten nur an Kontakte in Ihrem Adressbuch zu schicken statt an Leute, die Sie womöglich gar nicht kennen. Diese einfachen Funktionen verschaffen Ihnen größere Flexibilität, beispielsweise indem Sie Ihren Kollegen mehr persönliche Informationen preisgeben als externen Kontakten.

Externe Empfänger: "Mein Mann und ich haben gerade unser zweites Kind bekommen. Daher werde ich bis [Datum] in Elternzeit sein. Bitte wenden Sie sich an [Kollegin], wenn Sie während meiner Abwesenheit Unterstützung benötigen. Ich freue mich, nach meiner Rückkehr wieder mit Ihnen Kontakt aufzunehmen."

Interne Empfänger: "Die kleine Lucy ist am [Datum] in unsere Welt gestürmt. Mark und ich könnten nicht glücklicher sein! Ich bin bis [Datum] in Elternzeit. Bitte kontaktiert während meiner Abwesenheit Sheri Parks für alle Marketingangelegenheiten und Emily Smith für Anfragen mit PR-Bezug. Und hier ist noch ein Foto von Baby Lucy und ihrem großen Bruder Cooper. Ich freue mich darauf, mit euch allen zu feiern, wenn ich wieder zurück bin."

Wie bei den meisten Themen, über die ich schreibe, experimentiere ich auch diesmal persönlich mit solchen Ideen. So habe ich im Sommer die Abwesenheitsnotiz meines Mannes abgekupfert und für meine Zwecke umgeschrieben. Die Reaktionen waren überaus positiv. Ich hatte wunderbare Gespräche mit Kontakten und Kunden über Sommerferienpläne, Hochzeiten und darüber, wie wichtig es ist, all diese speziellen Augenblicke mit Kindern bewusst zu genießen, solange sie noch klein sind.

Der Auslöser dafür war meine neue, verbesserte Abwesenheitsnotiz. Sie verschaffte mir die dringend benötigte Chance, im Urlaub vollständig für meine Familie da zu sein und nach meiner Rückkehr mit anderen Menschen intensivere Kontakte zu pflegen.© HBP 2019

Dieser Beitrag erschien in der Juni-Ausgabe 2019 des Harvard Business managers.

Die Autorin

Michelle Gielan ist Expertin für positive Kommunikation. Als Gründerin des Institute for Applied Positive Research, einer Forschungseinrichtung des US-Beratungsunternehmens GoodThink, hat sie den Bestseller "Broadcasting Happiness" geschrieben. Zuvor war sie TV-Nachrichtenmoderatorin bei CBS News.