Arbeitsbeginn, Pausen, Homeoffice: Erfasst Du Deine Arbeitszeit richtig? Diese Fallstricke lauern
Wann beginnt die Arbeitszeit, was ist mit Pausen und wie wird eigentlich richtig getrackt? Wir klären auf.
Timetracking gehört in viele Jobs bereits zum Alltag: Es hilft nicht nur dabei, die Produktivität zu überprüfen, sondern ist auch ein wichtiges Mittel für die Abrechnung von Arbeitsstunden und Projekten. Das ist besonders in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleitster·innen wichtig.
Darüber hinaus ist Timetracking inzwischen gesetzlich verankert: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Arbeitgeber sind also dazu verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Arbeits- und Pausenzeiten erfasst werden können.
Doch wie funktioniert Timetracking eigentlich genau und worauf musst Du achten?
Ab wann zählt die Arbeitszeit? ⏱️
Ein häufiges Missverständnis besteht darin, wann Dein Arbeitstag – und damit die getrackte Zeit – eigentlich beginnt. Läuft die Uhr schon ab dem Moment, wenn der Laptop hochfährt? Die Antwort darauf hängt stark von den internen Regelungen Deines Unternehmens ab.
Grundsätzlich beginnt die Arbeitszeit jedoch, wenn Du Deine Arbeit tatsächlich aufnimmst. Das Hochfahren des Computers kann als Vorbereitung betrachtet werden und zählt in den meisten Fällen nicht zur Arbeitszeit.
Was ist mit Kaffeepausen und Raucherpausen? 🫖
Pausen sind ein essenzieller Bestandteil eines produktiven Arbeitstages und darum auch gesetzlich verankert. Sie ermöglichen es, kurz abzuschalten und neue Energie zu tanken. Mittagspausen gehören für viele Menschen daher zur Norm, doch was ist mit den kurzen Auszeiten zwischendurch?
Sie lösen immer wieder Diskussionen aus: Wer nimmt sich zu viele Siestas, wer zu wenig? Nicht selten wird in Sachen Pausen gern mal nach links und rechts geschaut, vor allem wenn Olaf schon wieder eine rauchen war oder Uta sich mal wieder an der Kaffeemaschine verquatscht hat.
Wie werden Pausen beim Timetracking behandelt?
🥗 Mittagspause: Laut Arbeitsrecht muss ab sechs Stunden Arbeit eine halbe Stunde pausiert werden. Bei vielen Unternehmen ist sogar eine einstündige Mittagspause üblich, die in den normalen Arbeitsalltag fest eingeplant ist. Zeiterfassung hilft also auch dabei, festzustellen, dass Angestellte sich an die Pausenregelungen halten. Dementsprechend wird sich im jeweiligen Timetracking-Tool vor der Pause aus- und danach wieder eingecheckt.
☕️ Kaffeepausen: In der Regel zählen kurze Kaffeepausen nicht zur Arbeitszeit und müssen nachgearbeitet werden. Viele Unternehmen haben außerdem klare Vorstellungen, wie lange eine solche Pause dauern darf (meistens 5-10 Minuten).
🚬 Raucherpausen: Auch Raucherpausen zählen nicht zur Arbeitszeit. Es ist wichtig, sie separat zu erfassen und ebenfalls die Zeit nachzuarbeiten. Auch, damit es den Nichtraucher·innen gegenüber nicht ungerecht wird.
⚠️ Disclaimer: Viele Unternehmen haben ihre eigenen Vorgaben, wenn es um die Details in der Zeiterfassung geht. Gerade in Sachen Kaffeepause, Smalltalk im Flur oder kurzer Ausflug vor die Tür haben sich die Regeln in vielen Firmenkulturen gelockert. Am besten fragst Du bei Deiner Führungskraft oder der Personalabteilung nach, wie diese Mini-Breaks gehandhabt werden. Wenn noch kein allgemeingültiges Regelwerk besteht, ist das vielleicht ein guter Anstoß, um für alle Mitarbeitenden Klarheit zu schaffen.
Und was ist mit Überstunden? 💰
Überstunden sollten im Timetracking genau erfasst und separat dokumentiert werden. Viele Unternehmen haben Regelungen, wie Überstunden kompensiert werden – sei es durch Freizeit oder zusätzliche Vergütung.
Wie erfasse ich meine Arbeitszeit am besten? 💡
Es gibt verschiedene Methoden zur Zeiterfassung, von manuellen Listen über die altbekannten Stempel-Systeme, Excel-Tabellen bis hin zu spezialisierten Softwarelösungen. Letztere bieten oft den Vorteil, dass sie automatisch Zeiten erfassen können und über zusätzliche Funktionen wie Projektmanagement oder Abrechnungen verfügen. Bekannte Tools sind zum Beispiel Toggl oder Clockify. Welche Lösung Du davon benutzt, gibt für gewöhnlich Dein Arbeitgeber vor.
Datenschutz und Zeiterfassung 🧑💼
Beim Timetracking spielt auch der Datenschutz eine wichtige Rolle, schließlich dokumentieren die Tools Deinen Arbeitsalltag ziemlich genau. Die erfassten Daten müssen sicher gespeichert werden und dürfen nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen verwendet werden.
Wie detailliert sollte die Zeiterfassung sein? 👨🏼⚕️
Das hängt ganz von den Anforderungen Deines Jobs und Deines Unternehmens ab. In einigen Fällen reicht es, die Gesamtarbeitszeit pro Tag zu erfassen, während in anderen Fällen eine detaillierte Aufschlüsselung nach Aufgaben oder Projekten erforderlich ist. Wenn Du unsicher bist, sprich am besten mit Deiner Führungskraft, um sicherzustellen, dass Du die Anforderungen erfüllst.
Wie erfasst Du Deine Arbeitszeit? Verrate es uns in den Kommentaren!
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