Den richtigen Kommunikationskanal finden: Warum Microsoft Teams nicht immer die Lösung ist

In den vergangenen beiden Jahren hat sich Microsoft Teams als führende Plattform für digitale Kommunikation und Kollaboration durchgesetzt. Täglich werden darüber unzählige Chat-Nachrichten geschrieben und verschickt, Video- und Sprachtelefonate geführt sowie virtuelle Meetings abgehalten. Und nur damit wir uns nicht missverstehen: Das ist auch gut so. Teams ist ein sehr hilfreiches Tool, das ich im Arbeitsalltag auf keinen Fall mehr missen möchte. Dennoch muss ich gestehen: Manchmal nervt es mich etwas. Warum? Das möchte ich hier gern kurz schildern und auch, wie ich damit umgehe und versuche einen kleinen Weg aus diesem Dilemma heraus zu finden.

Gesprächstermine sind heute in der Regel Microsoft-Teams-Termine

Um einmal direkt in meinem Arbeitsalltag zu bleiben: Wenn ich z. B. ein Gespräch mit einem Kunden führen oder mich mit einem unserer Projektteams austauschen möchte, dann plant meine Assistentin diese Termine und lädt dazu die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein. Dabei hat es sich bei uns in der Agentur auch wegen unseres hybriden Arbeitsmodells etabliert, dass dies immer „Microsoft Teams“-Termine sind, sprich: Ich nutze eigentlich permanent diese Plattform, schalte die Kamera an – weil ich es für wichtig halte, auch bei Video-Calls als Mensch sichtbar zu sein – habe aber zuletzt immer häufiger bemerkt, dass mich die Fokussierung auf Teams und Video-Calls auf Dauer stört. Der Grund dafür: Es gibt Gespräche, die ich gar nicht mit Bild und Kamera - und somit auch nicht über Microsoft Teams - führen möchte, weil ich vielleicht in der Bahn bzw. im Auto sitze oder von zu Hause aus arbeite und meinem Gesprächspartner gerade weder mein persönliches Umfeld noch einen künstlichen Hintergrund zeigen möchte. Was ich stattdessen möchte: Schlicht und ergreifend einfach mal telefonieren, im Raum umherwandern und dabei aus dem Fenster in die Natur schauen – und eben nicht auf den Bildschirm und in die Kamera. Klar kann ich mit Teams auch telefonieren, aber ich möchte auch nicht direkt begründen müssen, warum ich momentan die Kamera nicht einschalte.

Gestaffelte Kommunikation: Normales Telefonat, Microsoft-Teams-Call oder persönliches Gespräch vor Ort

Das hatte zur Folge, dass meine Assistentin und ich uns überlegt haben, die Kommunikation ein wenig zu staffeln, was bedeutet: Wir entscheiden gemeinsam, für welche Telefonate nicht unbedingt Microsoft Teams genutzt werden muss, sondern das klassische Telefongespräch via Smartphone vielleicht die bessere Variante ist. Das können z. B. Ersttelefonate sein, wenn ich zunächst einmal einen ersten (Audio-)Eindruck von meinem Gesprächspartner gewinnen möchte und ich mich nur auf die Inhalte des Gesprächs konzentrieren will. Es kann sich dabei aber z. B. auch um schnelle Abstimmungstelefonate mit einem Mitarbeitenden handeln, die zwischendurch, außerhalb der täglichen Agenda, stattfinden. Nebenbei ein Tipp: Da alle derzeit ja „in Teams“ sind, erreiche ich die Personen über einen klassischen Telefonanruf auch immer 😊. Es ist mittlerweile wie mit einem Brief: Wer abseits der E-Mail auffallen möchte, schreibt wieder einen Brief. Wer abseits von Teams auffallen möchte, ruft über die Mobilfunknummer an.

Darüber hinaus gibt es aber natürlich auch nach wie vor die Form von Abstimmungen, bei denen mehrere Personen involviert sind, man Dokumente bespricht, am Whiteboard Ideen in der Gruppe skizzieren will, oder auch wichtige bzw. zeitintensive Gespräche, bei denen man sein Gegenüber unbedingt sehen möchte. Diese finden dann über Microsoft Teams statt. Und dann wäre da noch die Art von Terminen – z. B. besonders vertrauliche bzw. sensible oder gar kritische –, bei denen ich ganz klar sage: „Das Gespräch möchte ich unbedingt persönlich führen.“ Das heißt dann, dass ich mich mit meinem Gesprächspartner bzw. meiner Gesprächspartnerin im Besprechungsraum in unserem Büro treffen und die Person live vor Ort sehen möchte.

Je nach Kommunikationsanlass und -situation sollte daher jeder ganz genau für sich selbst überlegen, welcher Kanal für ihn der richtige ist und sich am besten anfühlt. Bei mir persönlich hat sich in den vergangenen Monaten herauskristallisiert, dass ich eben genau auf diese Mischung aus Telefonaten, Microsoft-Teams-Calls mit Bild und persönlichen Treffen von Angesicht zu Angesicht setzen möchte.

Ich bin gespannt darauf, wie Sie das Ganze bewerten und ob Sie ähnliche Erfahrungen gemacht haben oder aktuell machen, und freue mich wie immer auf Ihre Kommentare.