Der Digital Workplace ganzheitlich gedacht: Was steckt wirklich dahinter?
„Was verstehen Sie eigentlich unter dem Begriff Digital Workplace?“ – Ich bin sicher, wer diese Frage stellt, wird – je nachdem, mit wem er gerade spricht – ganz unterschiedliche Antworten bekommen. Da wird es die Einen geben, die mit dem digitalen Arbeitsplatz in erster Linie orts- und zeitunabhängiges, flexibles Arbeiten über mobile Endgeräte verbinden. Für die Anderen bedeutet er die Ausstattung der Arbeitsumgebung mit moderner Hardware, Telefonie-Integration, aktuellen Software-Versionen und beispielsweise interaktiven Screens in Besprechungsräumen. Natürlich sind das nur ein paar Beispiele dafür, wie unterschiedlich der digitale Arbeitsplatz interpretiert werden kann. Aber was macht ihn nun wirklich aus? Und wie kann er in der Praxis gelebt werden?
Der Digital Workplace muss ganzheitlich gedacht werden
Der Digital Workplace ist weder nur das Eine noch nur das Andere. Und er ist auch weit mehr als lediglich ein gelungenes Zusammenspiel von innovativen Hard- und Software-Komponenten. Was den digitalen Arbeitsplatz aus meiner Sicht ausmacht: er unterstützt die drei Kernmerkmale der modernen Arbeitswelt: Transparenz, Beteiligung, Flexibilität. Werden diese drei Aspekte miteinander in Einklang gebracht, so lässt sich eine Arbeitsumgebung kreieren, die einen transparenten Informations- und Wissenstransfer fördert, die in der Folge auch zu produktiverem Arbeiten und mehr Innovationen führt und in der die Menschen einfach gerne arbeiten. Im Folgenden möchte ich kurz skizzieren, wie wir bei HIRSCHTEC dieses Thema angehen:
Da wäre zunächst einmal unsere interne Kommunikation und Zusammenarbeit: Transparenz und Offenheit sind für uns elementare Werte. Dabei achten wir sehr darauf, dass die digitale Kommunikation in persönlichen Formaten aufgegriffen wird und sie sich wechselseitig befördern. Für unseren Arbeitsalltag bedeutet das: Zweiergespräche, Team-Jour-Fixes, Stand-up-Meetings, CEO Talks sowie ein vierteljährliches Barcamp mit allen Mitarbeitern haben ihr digitales Pendant in virtuellen Arbeitsräumen, Video-Channels und Chat-Gruppen auf der unternehmensinternen Social-Collaboration-Plattform. Zu Transparenz gehört auch, dass Informationen maximal teilbar sind und nicht in lokalen Ablagen nur für wenige Mitarbeiter verfügbar sind. Diese Grundprinzipien werden konsequent von mir und meinen Kollegen aus der Geschäftsleitung vorgelebt, von den Teamleitern aufgenommen und so in der ganzen Agentur aktiviert. Doch reicht das schon aus, damit dies auch täglich in die Arbeitsroutinen der Mitarbeiter einfließen kann? Unsere Erfahrung der letzten drei Jahre zeigt klar: nein, noch lange nicht.
Persönliche und digitale Kommunikation sowie räumliche Ausstattung müssen ineinandergreifen
Ein ganz wesentliches Element muss noch mitgedacht werden: der reale Arbeitsraum! Die Verfügbarkeit von W-LAN in jedem Winkel aller Offices (ohne dass man sich an Standorten neu anmelden muss), die Schaffung von flexibel nutzbaren Räumen für verschiedene Arbeitsprofile (Stillarbeit, Teamarbeit, Lounge-Bereiche für den sozialen Austausch, Meeting-Bereiche) und die konsequente Nutzung von E-Screens statt Flip-Charts (ohne das keine „Teilen-Kultur“). Durch diese interaktiven Groß-Bildschirme arbeiten die Teams gemeinsam über Standorte hinweg auch mit unseren Kunden und können die Arbeitsergebnisse auch direkt – und ohne erst umständlich E-Mails verschicken zu müssen –im betreffenden virtuellen Arbeitsraum (bei uns in Microsoft Teams) ablegen.
Doch das ist immer noch nicht alles. Denn wenn der Modern Workplace untrennbar mit einer von Transparenz und Offenheit geprägten persönlichen und digitalen Kommunikation einhergehen soll, muss auch das Raumkonzept umfassend angegangen und darauf abgestimmt werden – und dies nicht nur in Vorzeigebereichen für Kunden und Besuchergruppen, sondern in jedem Winkel der Büroflächen.
Es braucht ein Raumkonzept, das die eigenen Werte widerspiegelt
Die digitale Seite des Modern Workplace ist oft geprägt von einem Zuwachs an digitaler Kommunikation, digitalen Benachrichtigungen, Chats und Videokonferenzen. Dies kann leicht zu Verwirrung und auch Orientierungsverlust in den virtuellen Kanälen führen. Daher haben wir sehr gute Erfahrung mit einer betonten Klarheit der Bürofläche gemacht. Vor Bezug unserer HIRSCHTEC-Agenturräume in Hamburg, Berlin und Düsseldorf wurden diese deshalb nach unserem Raumkonzept saniert. Das heißt: Balken, überflüssige Trennwände und andere Barrieren wurden entfernt. Sichtachsen wurden eingebaut und Wände durch Glasmodule ersetzt, damit Tageslicht durch die Räume fluten kann und auch optisch Transparenz und Offenheit erzeugt wird. Gesetzt haben wir dabei auf den Grundton Weiß, was alle statischen Elemente betrifft. Zudem verfolgen wir eine „Clean Desk“-Policy und freie Arbeitsplatzwahl. Dies sorgt für Ruhe im Auge, entspannt von der digitalen Hektik und gibt Raum für Gedanken.
Es sind große, offene Büroflächen für die Stillarbeit sowie kleinere Dreier- oder Viererbüros für einzelne Fachbereiche wie Accounting, Personal oder Vertrieb vorhanden. Darüber hinaus gibt es Meeting-Räume und kleinere Büros, in die sich Mitarbeiter speziell für Telefonate oder Videokonferenzen zurückziehen können. Mittendrin befinden sich Lounge-Bereiche, sodass sich Zonen der Ruhe und des sozialen Miteinanders stets miteinander abwechseln. Dieses Konzept wird in allen Standorten umgesetzt und stiftet zusätzlich Zusammenhalt und Identität.
Im Endeffekt ist es also genau dieses Zusammenbringen von modernem Raumkonzept, persönlicher und digitaler Kommunikation unter einem Dach, das dafür sorgt, dass der „Digital Workplace“ wirklich gelebt wird. Transparenz, Beteiligung und Flexibilität können bei noch so viel Nutzung digitaler Werkzeuge in langen Fluren mit Einzelbüros und geschlossenen Türen nicht zur Entfaltung kommen. Die Prinzipien der digitalen und realen Arbeitsumgebung müssen im Einklang miteinander sein und sich sichtbar unterstützen.
Aber wie ist Ihre Meinung? Welches „Digital Workplace“-Konzept wird in Ihrem Unternehmen verfolgt? Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen hier unter Kommentare.