Digitales Teamwork und Projektmanagement in Zeiten von Corona
Die Corona-Krise und die daraus resultierenden Sicherheitsmaßnahmen für Unternehmen und Mitarbeiter „zwingen“ unzählige Berufstätige ins Home Office. Gerade in KMUs muss die Zusammenarbeit deswegen für eine standortübergreifende Arbeit digitalisiert werden. Hierzu suchen Organisationen passende Tools, die in vielen Medien zurzeit als „Home Office Software“ zusammengefasst werden. Doch bei einem genaueren Blick entpuppt sich dieser „Sammeltopf“ als problematisch, da es nicht DIE EINE Lösung gibt.
Im Interview spricht Dr. Anabel Ternès von Hattburg mit Niels Kindl, Senior Online Marketing Manager bei Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG. Dort ist er Experte für die Collaboration-Software factro.
Zwischen welchen Anwendungsbereichen müssen Organisationen hier differenzieren? Welche Tools kannst Du empfehlen?
Unter das aktuelle Buzz-Word „Home Office Software“ fallen im Grunde zunächst alle Tools, die im weitesten Sinne eine virtuelle Zusammenarbeit im Team ermöglichen. Grob kann man dabei aber zwischen drei großen Anwendungsbereichen unterscheiden, für die es jeweils spezialisierte Tools gibt:
1) Chat- und Kommunikations-Software für Abstimmungen, virtuelle Meetings und zum (informellen) Austausch untereinander
2) Dokumentenverwaltung und -bearbeitungs-Software, um Dokumente zentral zu sammeln, gemeinsam zu bearbeiten und diese im Team zu teilen
3) Collaboration-Software zum Managen von Themen und Teams
Alle Software-Lösungen zu diesen Bereichen ermöglichen eine digitale Zusammenarbeit aus dem Home Office. Der Knackpunkt: Sie haben nicht die gleichen Anwendungszwecke, lösen also zum Teil völlig andere Aufgabenstellungen und können daher einander nicht ersetzen, sondern sind vielmehr wertvolle Ergänzungen. Erst die intelligente Kombination dieser Tools ermöglicht ein wirklich produktives Teamwork.
Home Office Software ist also eher ein „Umbrella Term“. Die Folge ist, dass einem die Auswahl von geeigneten Tools wesentlich mehr Detail-Wissen abverlangt, als viele Neulinge und Einsteiger zunächst vermuten.
Tools – wie Zoom oder Slack – auch von zuhause aus zu nutzen, um mit seinen Kollegen in Kontakt zu sein und sich abzustimmen, bedeutet noch lange nicht, dadurch auch effektiv zusammenzuarbeiten. Oft fehlt hier eine darauf ausgerichtete Collaboration-Software, die es schafft, neben den wichtigsten Erkenntnisse aus Chats & Calls sowie gemeinsam erarbeiteten Ergebnisdokumenten auch zugehöriges Feedback aufgabenbezogen zu bündeln, zu strukturieren und transparent für das Team verfügbar zu machen – mit klaren Zuständigkeiten, Prioritäten und Deadlines. Nur so weiß jeder, wer bis wann was zu tun hat.
In unseren Teams kommunizieren wir mit Slack bzw. haben bei größeren Meetings sehr gute Erfahrungen mit der Open Source Lösung Jitsi gemacht. Für unser Dokumentenmanagement nutzen wir Google Drive, wobei Office 365 auch gut als Cloud-Lösung verwendet werden kann. Und zur Organisation unserer Projekte und Aufgaben verwenden wir natürlich unsere Collaboration-Software factro.
Wenn Unternehmen nun sagen: „Wir haben doch Slack und G-Suite“. Wie erklärst Du den Unterschied zu einer Collaboration-Software wie factro? Und warum ist die Kombination mit einer Kommunikations-Software wie Slack oder Teams bzw. einem Dokumentenmanagement wie Google G Suite sinnvoll?
Viele Organisationen verstehen die Auswahl von geeigneter „Home Office Software“ als Entweder-Oder-Entscheidung, obwohl die Schwerpunkte der jeweiligen Anwendungen – wie oben angesprochen – absolut für eine gegenseitige Ergänzung sprechen. Vier Räder und ein Lenkrad sind eben noch kein Auto.
Nehmen wir das Beispiel Aufgaben- und Projektmanagement im Team: Slack und G Suite können und wollen in erster Linie nicht als Lösung dafür gesehen werden. Meist sind es die Nutzer selbst, die diese Tools zweckentfremden. Das haben wir in der Vergangenheit schon oft bei Outlook und Excel beobachtet. Und an dieser Stelle setzt es sich leider nun mit anderen Tools fort.
Das Ergebnis ist oft eine „Zusammenarbeit“, die zwar digital in der Cloud stattfindet, aber der es oft an Produktivität und Struktur mangelt: In Chat-Tools wie Slack oder auch Microsoft Teams gehen Dinge schnell unter, weil eine Flut an Nachrichten reinfliegt. Oft vermischt sich die fachliche Kommunikation auch noch mit privaten Themen und ist in verschiedenen Channels gestückelt. Es fehlt an Struktur und klarem Aufgabenbezug.
Ähnlich verhält es sich auch bei der Dokumentenbearbeitung in G Suite: Hier können Dokumente operativ erarbeitet und umgesetzt werden. So lässt sich z.B. wunderbar gemeinsam eine Präsentation erstellen. Aber Google Drive ist nicht das Tool, um Aufgaben, Prioritäten, Deadlines, Aufwände und Auslastungen von Mitarbeitern zu managen. Das ist eben die Stärke einer Collaboration-Software.
Eine Collaboration-Software (auch Aufgaben- und Projektmanagement-Software) beantwortet die wichtigsten Fragen auf einen Blick: Wer macht was bis wann? Wer hat zu viel auf dem Tisch liegen? Wer hat noch Freiräume? Sind wir im Zeitplan mit dem Projekt? Alle wichtigen Informationen habe ich auf einen Blick gesammelt und immer im Kontext der jeweiligen Aufgabe oder des Projekts. Ich muss keine E-Mail- und Chat-Verläufe durchsuchen oder Namen von Anhängen nach Aktualität dechiffrieren.
Zentrale Ergebnisse aus Chats bei Slack oder Links zu Ergebnisdokumenten auf Google Drive können aber in die jeweilige Aufgabe eingetragen werden. So wird der Wirkungsgrad dieser Tools erst im Zusammenspiel untereinander voll ausgeschöpft.
Ist ein Collaboration-Tool etwa ein Kontrollinstrument für Führungskräfte? Und: Wie können es Leader gewinnbringend nutzen, während es gleichzeitig dem gesamten Team Mehrwerte bietet?
Nein, ein Collaboration-Tool ist definitiv kein Kontrollinstrument. Es geht nicht um eine Echtzeit-Protokollierung, was Mitarbeiter gerade machen. Im Fokus steht der gemeinsame Wissensstand für alle Beteiligten. Dieser stärkt die Gemeinschaft und den Teamgeist: Jeder weiß, was er zu tun hat und was das Ziel ist. Und: Jedes Teammitglied profitiert von dieser Transparenz.
Denn ohne Transparenz über alle anstehenden Themen sind Chaos und Unzufriedenheit vorprogrammiert. Streit und Konflikte entstehen, die Stimmung im Team kippt und Frustration tritt ein. Prioritäten und Timings sagen mir, welche Aufgabe gerade „dran“ ist und was als nächstes ansteht. Bei factro haben wir zudem ein praktisches Ampelsystem, um dringende und überfällige Aufgaben frühzeitig zu erkennen – so gibt‘s keine bösen Überraschungen.
Leader nutzen ein Collaboration-Tool vor allem dann gewinnbringend, wenn sie es auch nutzen. Ein Tool allein löst nämlich noch keine Probleme. Und das Team wird auch erst dann regelmäßig damit arbeiten, wenn es diesen Umgang vorgelebt bekommt und es zur Selbstverständlichkeit wird. Nur wenn Führungskräfte Aufgaben mit klaren Parametern – wie Zielstellung, Zuständigkeit, Priorität, Timing, Aufwand usw. – ausstatten und Rückmeldung zu Zwischenergebnissen geben, können Mitarbeiter auch bestmögliche Ergebnisse liefern.
Wenn man merkt, dass einzelne Mitarbeiter sich mit der Nutzung schwertun oder diese ablehnen, sollte man mögliche Schwierigkeiten oder Bedenken frühzeitig auffangen und ausräumen. Hier sollte man für die Stimmungslage im Team besonders empfindsam sein und eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen. Oft sind es nämlich nur „Kleinigkeiten“, an denen die Nutzung scheitert.
Für unsere Nutzer haben wir in den letzten Monaten zwei besondere Funktionen für Projektleiter und Führungskräfte entwickelt, um noch gewinnbringender zu arbeiten und Teams zu führen: Das Benachrichtigungssystem und die Ressourcenauslastung. Hiermit ist man als Leader in nur 3 Minuten auf Stand und weiß direkt, wo Feedback und Unterstützung notwendig sind. Das Pensum lässt sich im Handumdrehen umverteilen, um Überlastung und Unzufriedenheit im Team vorzubeugen.
Wenn ich als Entscheider auf der Suche nach einem geeigneten Collaboration-Tool für mein Team bin – woran orientiere ich mich bei der Auswahl? Was sind die wichtigsten Faktoren – losgelöst vom Funktionsumfang?
Das wichtigste Vorweg: Die Auswahl einer passenden Collaboration-Software sollte nicht zum reinen IT-Projekt werden, bei dem Features „stumpf“ abgehakt werden. Eine solche Software lebt nicht von den reinen Funktionen, sondern vor allem von der Nutzung und Akzeptanz im Team und von den dadurch geschaffenen Mehrwerten. Daher sollten wichtige Themen wie Datenschutz, Usability und Service auf jeden Fall bei der Auswahl einbezogen werden.
Ein Faktor, der sehr gerne vernachlässigt, aber zunehmend immer wichtiger wird, ist das für viele eher „unangenehme“ Thema Datenschutz. Besonders betrifft dies die DSGVO, aber auch das deutsche BDSG-neu. Ein entscheidendes Merkmal in dieser Hinsicht ist für SaaS-Tools der Server-Standort. Viele große US-Player haben Ihre Server nämlich nicht in Deutschland oder anderen EU-Ländern.
In diesem Zusammenhang kommt auch die Verfügbarkeit eines Auftragsverarbeitungsvertrags ins Spiel, um alle datenschutzrechtlichen Fragen in Ab- und Zustimmung beider Parteien zu beantworten und schriftlich festzuhalten. Damit das nicht zu einem späteren Zeitpunkt der Tool-Auswahl zum K.O.-Kriterium wird (spätestens, wenn der Datenschutzbeauftragte einbezogen werden muss), sollte man schon frühzeitig darauf achten.
Natürlich ist auch die Usability der Anwendung ein entscheidendes Kriterium. Collaborations-Tools sind für das gesamte Team und sollten auch für jeden möglichst leicht zugänglich und bedienbar sein, denn nicht alle Mitarbeiter sind Technik-Experten oder können sich Funktionsweisen sofort erschließen. Eine nutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Bedienung sind hierbei meist der optimale „Türöffner“ und erhöhen schnell Akzeptanz und Wirkungsgrad im Vergleich zu einem sperrigen, komplizierten Tool, welches für Frust oder Unmut sorgt. Gleichzeitig steigt der Spaß in der Nutzung und die Integration in den Arbeitsalltag fällt leicht.
Zu guter Letzt ist ein persönlicher Kundenservice mit greifbaren Ansprechpartnern nicht zu unterschätzen. Sollten doch mal Fragen aufkommen, es Beratungsbedarf zu speziellen Funktionen oder Tarifen geben oder Feedback und Wünsche geäußert werden, ist es manchmal unverzichtbar, mit jemandem persönlich im direkten Austausch darüber sprechen zu können. Manche Anbieter können nur per Ticket erreicht werden, andere wiederum via E-Mail und nur die wenigsten per Telefon. Daran schließen sich direkt weitere Fragen an: Ist der Support kostenfrei oder nur in bestimmten Tarifen enthalten? Wie lang sind die Wartezeiten?
Wir wissen aus eigener Erfahrung von unseren Kunden, dass auch ein deutschsprachiges Support-Angebot sehr wichtig ist. Nicht jeder Mitarbeiter hat ausreichend Englischkenntnisse, um seine Probleme, Wünsche oder Anforderungen treffend zu formulieren, ohne dass Missverständnisse auftreten.
Habe ich mich dazu entschieden, in meinem Team eine neue Software wie factro einzuführen, welche Stolpersteine können mir begegnen? Welche Fehler kommen in der Praxis häufig vor, die aber vermieden werden können? Ich denke da z.B. auch an Unternehmen, gerade Startups, die dann ja auch immer gern auf kostenfreie Alternativen zurückgreifen. Da liegt oft der Haken. Sobald man eine Funktion mehr braucht, spielt die kostenfreie Version nicht mehr mit und ein Übertrag der Daten zu einem anderen, dann günstigeren Anbieter, ist nicht möglich. Was rätst Du diesen Unternehmen hier generell?
Die größten Stolpersteine begegnen meist direkt am Anfang – bei der Einführung und Nutzung einer neuen Software. Der Mensch ist eben ein Gewohnheitstier. Deswegen bedeutet ein neues Tool im Unternehmen immer auch Change Management. Entscheider und Leader sollten daher zunächst „Champions“ und „Botschafter“ im Team finden, die als Multiplikatoren und Motivatoren für die neue Software dienen.
Die Akzeptanz steigt nämlich nicht durch Zwang und Druck, sondern durch Vorleben der aktiven Nutzung und – darauf kommt es besonders an – den daraus entstehenden Vorteilen für alle im Team. Nur wenn jeder mitgenommen wird, man Widerständen offen begegnet, vorherrschende Bedenken ausräumt und sich am Ende des Tages jeder Mitarbeiter traut, mit der neuen Software gerne zu arbeiten, steht einer nachhaltigen und erfolgreichen Nutzung nichts im Weg.
Die kostenfreie Variante aufgrund der scheinbaren Ersparnis als Dauer-Lösung zu verwenden, ist oft nicht ratsam. Eine kostenlose Basic-Version biete eine sehr gute Möglichkeit, bei der Auswahl eines Tools einen ersten Eindruck von der Usability zu bekommen. Hierbei lässt sich schnell feststellen, wie sich die Nutzerführung „anfühlt“ und ob man mit der grundlegenden Bedienung klarkommt.
Der große Mehrwert einer solchen Anwendung zeigt sich aber oft erst in einer professionellen Bezahlversion. Auch wenn eine kostenfreie Version den eigenen Geldbeutel zunächst nicht belastet, fehlen smarte Lösungen oder Features, die Produktivität, Nerven und Zeit kosten – und damit am Ende doch Geld. Wir bieten allen unseren Interessenten daher auch einen unverbindlichen 14-tägigen kostenlos Test eines Bezahltarifs mit erweitertem Funktionsumfang an, um weiterführenden Features von höheren Tarifen im Team zu testen.
Wenn Gründer, Start-Ups und Unternehmen das Gefühl haben, in der kostenpflichtigen Version eines Tools das richtige gefunden zu haben, dann sollten sie zugreifen. Die Kosten werden nicht nur durch die höhere Produktivität und Effizienz, sondern auch durch Zufriedenheit und Motivation der eigenen Mitarbeiter schnell wieder reingeholt.
Häufig kaufen Unternehmen Lösungen ein, die für ihre Mitarbeitergröße zu überdimensioniert sind – wie kann man leicht herausfinden, was da am besten passt?
Moderne Lösungen aus dem Software-as-a-Service Segment, die auf die tatsächlichen Bedürfnisse im B2B-Bereich zugeschnitten sind, lassen sich skalieren und somit flexibel im Unternehmen einbinden: Angefangen bei der Wahl des Tarifs bis hin zur Nutzerzahl. Hier sollte man darauf achten, dass die Software eine entsprechend geringe Mindestanzahl an Usern voraussetzt und auch einen späteren „Tarifwechsel“ ermöglicht, sodass die Software mit den Anforderungen Ihrer Teams von Zeit zu Zeit wachsen kann. Der direkte Einstieg in eine Enterprise-Variante ohne begleitendes Onboarding ist meist zum Scheitern verurteilt.
Bei factro bieten wir daher „für jedes Team die passende Cloud“ – von Basic bis Professional. Dadurch können unsere Nutzer zunächst klein anfangen. Steigen die Anforderungen bzw. wächst man also aus seinem Tarif heraus, kann man problemlos in eine höhere Cloud mit erweitertem Funktionsumfang wechseln, ohne dass bereits eingegebene Daten verloren gehen.
Außerdem haben wir uns für eine Mindestanzahl von 3 Usern entschieden, denn Collaboration ohne Mitnutzer funktioniert nun mal nicht. Um möglichst flexibel zu sein, bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, genau die Menge an Usern zu lizenzieren, die sie gerade benötigen. Dies lässt sich jederzeit bequem anpassen, sodass man nicht initial ein Überangebot erwirbt, dessen praktischer Nutzen aber auf der Strecke bleibt.
Gerade beim Start mit einem neuen Tool ist es immer leichter, in einem kleineren Team anzufangen und dann neue Nutzer mit ins Boot zu holen.