Entlasten wir uns vom Zu-viel-von-allem für gesunde Arbeit
Quer durch alle Branchen berichten mir Menschen von ihrer Überlastung im Beruf. Immer mehr Aufgaben, Tools, digitale Plattformen, Gesetze, Produkte und Prozesse verdichten den Arbeitsalltag. Wann hast du deine To-do-Liste zuletzt überprüft? Welche Prozesse wurden aussortiert und Platz geschaffen für Wesentliches?
Smarte Arbeit braucht Freiraum, denn permanente Überlastung macht krank. Beim Computer haben wir den Delete-Button, und den brauchen wir auch für Aufgaben im Arbeitsalltag.
Diese Übung kannst du für dich nutzen und dann für dein ganzes Team: Tat-Zeit-Wirkung
1. Nimm einen Zettel oder dein Tablet. Schreib alle Tätigkeiten auf, die zu deiner Arbeit gehören. Führe eine Aufgaben-Inventur durch über alles, was du machst – also nicht nur das, was im Arbeitsvertrag steht. Dann schätzt du, wie viel Zeit du pro Tätigkeit pro Woche verbrauchst. Nun hast du alle Zutaten: deine Tätigkeiten und den Zeiteinsatz.
2. Nimm ein weiteres Blatt Papier und zwei Stifte mit unterschiedlichen Farben oder dein Tablet. Zeichne für jede Tätigkeit einen Kreis, der im Größenverhältnis zur verwendeten Zeit steht. Nun hast du einen Zettel voller großer und kleiner Kreise. Notiere in den Kreisen die Tätigkeit und Aufgaben.
3. Nimm einen zweiten Stift mit einer anderen Farbe. Überleg dir für jede Tätigkeit, welches Ergebnis du mit ihr erzielst. Ist sie in deinem Job wertvoll und zielführend? Wird damit der Zweck der Firma erfüllt? Nun zeichnest du in jeden Kreis einen zweiten Kreis.
Braucht die Tätigkeit viel Zeit und erzielt wenig Kundenzufriedenheit oder wenig Umsatz? Für eine geringe Wirkung zeichnest du einen kleinen Wirkungs-Kreis in den großen Zeit-Kreis. Kommen über deine Tätigkeit zufriedene Gäste und zahlende Kunden, malst du den Wirkungs-Kreis so groß wie den Zeit-Kreis. Braucht die Tätigkeit wenig Zeit und erzielt eine große Wirkung, zeichne den Wirkungs-Kreis größer als den Zeit-Kreis. Es geht dabei nicht um exakte Werte, sondern einen intuitiven Überblick.
4. Die Tätigkeit, die am meisten Zeit verbraucht und die geringste Wirkung für deinen Arbeitgeber und Kunden erzielt, löschst du. So gewinnst du sofort Zeit für sinnvolle Tätigkeiten. Noch wirksamer ist Entlastung, wenn in Unternehmen die Aufgaben und Prozesse für alle Mitarbeitenden ausgemistet werden.
Gezielt entlasten und Platz für Neues, Zeit für Fokus schaffen
Streichen = Platz schaffen und ausmisten. Raum und Ressourcen für Neues gewinnen.
Eine klassische Bautrocknung braucht 64 Löcher. Rocco Funke aus Nordthüringen schafft dasselbe Ergebnis mit 32 Löchern. Er hat experimentiert und gestrichen. Sein ganzes Team arbeitet an 4 Tagen bei vollem Lohn. Die Firma macht mehr Umsatz und Gewinn.
Regeln und Gesetze streichen = Platz für neue, bessere, sinnvollere Regeln
Buurtzorg beschäftigt 15.000 Fachkräfte in der ambulanten Pflege. Management gestrichen, zu teuer und ineffizient. Beliebtester Arbeitgeber in den Niederlanden.
Über Grenzen gehen: Streichen und vereinfachen. Jenseits von Grenzen entstehen Neues.
Experimente führen zu neuen Ergebnissen. „Fehler“ im Experiment sind Erfahrungen.
Bäckerei Kolls mit 20 Filialen streicht die Worte „Kunden“ und „Verkäufer“. Aus Kunden wurden Gäste, die von Gastgebern bedient werden. Ergebnis: Umsatz, Trinkgeld und Zahl der Bewerbungen gesteigert, gesunken sind Krankentage, Fluktuation und Personalkosten.
Überflüssige Aufgaben streichen, Gewohnheiten löschen = kreatives Potenzial freisetzen.
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Neues Buch: Smart Arbeiten mit der Delete-Strategie: Überflüssiges streichen, Produktivität steigern, kreatives Potenzial freisetzen
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