Drei Tipps für bessere Meetings
Genervt von der Meeting-Hölle? Ein paar Stellschrauben sorgen für produktive Treffen.
Zu oft frustrieren Meetings statt zu inspirieren. Doch es geht auch ohne unnötige Zeitverschwendung. Nachfolgend die meiner Erfahrung nach effektivsten Tipps, um Meetings neu und zielführend zu gestalten – von der Vorbereitung bis zur psychologischen Sicherheit.
1. Ein erfolgreiches Meeting hängt von vier Faktoren ab
Eine klar strukturierte Einladung (Agenda): In der Praxis weiß vorab oft niemand, was wirklich bei einem Meeting auf ihn zukommt – die kontinuierlich wiederkehrenden, absehbaren Termine mal ausgenommen. Diese Überlegungen sind deshalb VOR dem Meeting essenziell: Was soll mit welchem Ziel besprochen werden? Was wird von den Teilnehmenden erwartet? Ist ein Brainstorming geplant? Wer muss wirklich dabei sein? Und elementar: Wer führt durch das Meeting? Die Punkte werden vorab allen Teilnehmenden mitgeteilt.
Jedes Meeting braucht einen Facilitator, also eine:n Moderator:in. Im Bestfall ist das jemand, der:die sich mit den verschiedenen Meeting-Arten und -Prozessen auskennt. Denn: Nicht jedes Format ist für jedes Thema geeignet. Der Gastgeber kann diese Aufgabe auch an jemanden abgeben – so haben viele Unternehmen etwa Kommunikator:innen oder Mitarbeitende, denen eine Moderation leicht von der Hand geht und die freiwillig, im Rahmen ihrer Kapazitäten, unterstützen. Die Vorteile eines Facilitators liegen klar auf der Hand: Er achtet nicht nur darauf, dass jeder Meeting-Teilnehmende gehört wird – ähnlich wie bei der Organisationsform Soziokratie, bei der jede Stimme gleich gewichtet ist. Er ist auch dafür zuständig, die Struktur des gewählten Meeting-Formats inklusive Timing einzuhalten und die Ziele des Treffens konsequent im Blick zu behalten.
Timeboxing: Welche Fragen sind besonders dringend? Diese sollten zuerst in einem fest vereinbarten Zeitfenster (pro Frage) diskutiert werden. Sind etwa zehn Minuten um, stimmen alle ab, ob das Problem gelöst wurde – oder ob weiter diskutiert werden soll. Bei einer Mehrheit für eine Verlängerung gibt‘s fünf Minuten obendrauf. Reicht auch das noch nicht aus, werden weitere zwei Minuten angehängt, zuletzt nur noch eine. Der enge Zeitrahmen hilft dabei, dass sich alle auf das Wesentliche konzentrieren, nämlich das Lösen der Frage.
Visualisierung: Menschen erinnern sich besser an visuelle Inhalte. Sie können zudem bei komplexen Diskussionen unterstützen, die Zusammenhänge besser zu verstehen. Generell gilt: Ob einfache Skizzen, professionalles Sketching oder Mindmaps – Hauptsache, das Meeting wird visuell festgehalten.
Bonus-Tipp: Im Remote- oder Hybrid-Umfeld kann Künstliche Intelligenz die Durchführung effektiv fördern – selbst wenn man nur den Rechner im Raum mitlaufen lässt. Sie erstellt automatisch Protokolle (Meeting Minutes), hilft bei der Entwicklung von Follow-ups und kann sogar bei der Visualisierung von Inhalten unterstützen.
2. Psychologische Sicherheit schaffen
Wir wissen: Insbesondere Wissensarbeiter:innen sind effektiver, wenn es gelingt, einen Raum aufzuspannen, in dem psychologische Sicherheit für alle Teilnehmenden vorherrscht und sie sagen dürfen, was sie bewegt – ohne Rüge oder Angst vor Benachteiligung. Nach der Wissenschaftlerin Amy Edmondson sind Führungskräfte bzw. Moderator:innen insbesondere dafür verantwortlich, gute Fragen in Meetings zu stellen, um die Beteiligung aller Anwesenden zu steigern und die Gemeinschaft zu formen. Diesen „Vertrauensraum“ zu schaffen ist also die eigentliche Aufgabe des Einladenden. Neben guten Fragen geht es dabei vor allem ums Zuhören – besonders durch Führungskräfte.
3. Struktur: ja, Angst verbreiten: nein
Wie bei allem kann man es auch übertreiben: Amazon war einst für seine hervorragend vorbereiteten Meetings bekannt. Kennt ihr noch die Zwei-Pizza-Regel von Amazon-Chef Jeff Bezos? Sie lautet: Ladet nur so viele Kolleg:innen ein, wie von zwei Pizzen satt werden – also maximal acht. Eine gute Idee. Mittlerweile gibt es bei Amazon lange Vorbereitungs-Briefings für das eigentliche Meeting. Warum? Weil sich eine Angstkultur etabliert hat – wie in vielen anderen Unternehmen auch. Man hat Angst, etwas Falsches zu sagen, obwohl oft niemand genau weiß, was eigentlich falsch sein könnte.
Fazit: Effektive Meetings erfordern mehr als nur eine gute Vorbereitung. Eine klare Struktur, Raum für offene Kommunikation und das gezielte, wertschätzende Einbinden der Teilnehmenden machen den Unterschied.