**Düsseldorf.**Deutschland ist wieder im Homeoffice – zumindest in weiten Teilen. Und je mehr Menschen in der aktuellen Lage ihre Arbeit von zu Hause aus oder mobil erledigen, desto mehr verlagert sich ihre Kommunikation und Interaktion ins Virtuelle.

Eine Folge davon: Die Zahl der versendeten beruflichen E-Mails steigt – und damit leider auch die Chance, dass wichtige Nachrichten vom Gegenüber ignoriert oder schlichtweg in der Mail-Flut übersehen werden. Das kann zeitkritische Projekte verzögern oder sogar zum Scheitern bringen.

Nachfolgend finden Sie die häufigsten Gründe, aus denen E-Mails nicht gelesen werden oder Anfragen im Sande verlaufen. Der Input für die Tipps in diesem Text kam von den Zeitmanagement-Coachs Cordula Nussbaum und Thomas Mangold.

Grund 1: Sie haben sich keine Gedanken über den Betreff gemacht

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„Aw: Re: Fwd: Wegen vorhin“ – bei so einer Betreffzeile kann das Gegenüber schon mal auf Durchzug schalten. Denn der Adressat muss entweder die E-Mail sofort abarbeiten, oder er wird sie mit an 100 Prozent grenzender Wahrscheinlichkeit niemals wiederfinden.

„Ein aussagekräftiger Betreff erhöht Ihre Chancen, dass der Empfänger Ihre Nachricht schneller öffnet und bei Wiedervorlage schneller findet“, sagt Zeitmanagement-Expertin Cordula Nussbaum. Wörter wie „Meeting“ sollten Sie besser mit konkreten Daten und weiteren Schlagworten versehen, zum Beispiel so: „Meeting 3.12. – Infos, Agenda und eine Frage vorab“.

Coach Thomas Mangold empfiehlt Führungskräften, innerhalb des Unternehmens oder der Abteilung „glasklare E-Mail-Regeln für die Betreffzeile“ auszugeben. Etwa nach folgenden Schemata:

• Kundennummer – Projektname – Thema der E-Mail

• Projektnummer – Kunde – Thema der E-Mail

• Kunde – Sachbearbeiter – Thema der E-Mail

Grund 2: Deadline oder „Call to action“ fehlt

„Ich freu mich auf Ihre Rückmeldung“ – schön und gut, bloß: Wann soll das sein? Wer keine klaren Deadlines kommuniziert, erhält in den seltensten Fällen rechtzeitig Antwort. Deshalb ist eine Antwortfrist Pflicht in Mails, die ein Projekt voranbringen sollen. „Eine Deadline gibt dem Empfänger eine Chance zu priorisieren“, erklärt Nussbaum.

Bei Empfängern, die Sie gut kennen, können Sie die Antwortfrist oder eine konkrete Handlungsaufforderung – einen sogenannten „Call to action“ – schon in den Betreff schreiben. Etwa so: „Infos für Meeting am 3.12. – bitte bis 30.11. Unterlagen einreichen“. Bei Empfängern, die Sie nicht gut kennen, ist dieses Vorgehen jedoch nicht zu empfehlen, da sich die Adressaten gegängelt fühlen könnten.

Auch von Mails mit hoher Priorität, roten Ausrufezeichen und Zusätzen wie „EILIG“ halten die Experten wenig. „Das erzeugt in der Regel nur eines: Widerwillen – und die Mail wird extra lange liegen gelassen“, so Nussbaum.

Grund 3: Sie wollen alles in einer E-Mail klären

Viele Leute sortieren ihre Mails nach To-dos und priorisieren so. Wer aber sein Gegenüber mit einer ewig langen E-Mail erschlägt, in der sich fünf Arbeitsaufträge tummeln, wird nicht nur jedes Sortiersystem sprengen, sondern vermutlich auch längere Zeit nichts vom Empfänger hören.

Deshalb: Mehrere Anfragen oder Themen in einzelne Mails aufsplitten. „Denn womöglich könnte der Empfänger zu einem Thema sofort antworten, so können Sie schon weiterarbeiten“, erklärt Nussbaum. Fehlt aber zu einem der anderen Themen aus der Mail eine Info, bleibt gern die gesamte Mail unbeantwortet.

Grund 4: Sie vergessen eine höfliche Anrede

„Hi, kannste mal eben…“ Nein! „Zeit für Respekt ist immer“, meint Coach Nussbaum. Eine höfliche Begrüßung und eine wertschätzende Abschiedsformulierung sind deshalb aus Sicht der Expertin das Minimum in einer Mail – und können die Antwortwahrscheinlichkeit erhöhen.

Es sei denn, ergänzt Coach Mangold, Sie haben sich in der Firma kommunikativ auf etwas anderes geeinigt. Facebook etwa lässt bewusst Grußformeln an Anfang und Ende von internen Mails weg – aus Zeitersparnis. In jungen Unternehmen ist dies sicherlich einfacher durchzusetzen als etwa bei einem traditionellen Mittelständler. Deshalb sollte standardmäßig das Motto lauten: Höflichkeit siegt – bei Kunden und anderen externen Geschäftskontakten sowieso.

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Grund 5: Sie nerven

„Haben Sie meine Mail bekommen?“ Na, wie oft haben Sie diesen Satz schon gelesen? Und wie gewillt waren Sie dann noch zu antworten? Das Dämliche an dieser Rückfrage ist: Die Antwort lautet eigentlich immer „Ja“. Denn andernfalls hätte der Absender eine Warnung von seinem Mailprovider erhalten, dass die Nachricht nicht durchgegangen ist. Und dann erübrigt sich die Nachfrage. Verkaufen Sie Ihr Gegenüber also nicht für dumm – und nerven Sie nicht grundlos.

Wenn es darum geht, bei einem wichtigen To-do noch einmal nachzuhaken, gibt es elegantere Wege. So kann man, wenn die kommunizierte Deadline naht, eine freundliche Erinnerungsmail schicken. In etwa so: „Denken Sie bitte noch daran, mir die Unterlagen zur Kostenkalkulation zu schicken, damit wir vor dem Meeting am morgigen Donnerstag (3.12.) alle Abteilungszahlen in ein Dokument integrieren können?“ Nussbaum sagt: „Menschen streben nach Sinnhaftigkeit.“ Wenn Sie also erklären, warum Sie noch einmal nachhaken, erledigt das Gegenüber die Aufgabe „zügiger und lieber“.

Grund 6: Sie schwafeln

Sicherlich lässt sich nicht jede Anfrage knapp zusammenfassen. Klar ist aber auch: Eine Mail mit 20 Sätzen hat eine geringere Wahrscheinlichkeit, schnell bearbeitet zu werden, als eine mit zwei Sätzen. Coach Mangold hat deshalb eine Regel formuliert: Sollte die Mail mehr als zehn Sätze haben, ist es sinnvoll, die Nachricht mit Bulletpoints zu strukturieren und mit Fettungen zu arbeiten.

Gerade bei Mails, die Vorgesetzte gleich ans ganze Team versenden, kann das ein kluges Vorgehen sein: „So kann jeder Mitarbeiter anhand dieser Bulletpoints entscheiden, ob die E-Mail für ihn relevant ist oder nicht“, sagt Mangold. Und die eigene Mannschaft verbringt die Arbeitszeit mit wichtigeren Aufgaben, als lange Mails zu entwirren.

Grund 7: Sie schaffen es nicht, eine persönliche Ebene herzustellen

Der vorige Grund hat gezeigt: Es gibt Nachrichten, bei denen müssen Sie schnell auf den Punkt kommen. Wenn Sie aber einen langjährigen Kunden für ein neues Projekt begeistern oder gar Kaltakquise via Mail betreiben wollen, ist ein persönliches Warm-up sinnvoll.

Ihr Gegenüber ist gerade Vater geworden und aus der Elternzeit zurück? Wunderbar, sagt Cordula Nussbaum. „Starten Sie Ihre Mail doch mit: ,Hallo Herr Müller, wie geht es Ihnen mittlerweile mit Ihrem drei Monate alten Sohn? Ich hoffe, die Nächte sind nicht zu unruhig.‘“ Schon fühlt sich das Gegenüber direkt angesprochen.

Wenn es darum geht, Kaltakquise zu betreiben, warnt Nussbaum vor Allerweltsfloskeln à la: „Ich bin Frau Meier und habe ein sensationelles Angebot für Sie!“ Ihr Tipp: „Spezifisch sein und auf die Person eingehen“ – zum Beispiel so: „Ich bin Frau Meier, und ich habe gestern Ihren Beitrag in der Fachzeitschrift unserer Branche gelesen.“ Dann ist zwar immer noch keine Antwort garantiert, aber die Schwelle weiterzulesen, ist definitiv gesunken.

Grund 8: Sie hätten besser anrufen sollen

„Bei einigen Themen ist es einfacher und effektiver, den anderen anzurufen“, sagt Nussbaum. Wägen Sie also ab, ob eine Mail wirklich der beste Kommunikationsweg für Ihren Fall ist. Gerade bei eiligen Anliegen oder komplexen Anfragen ist der Griff zum Telefonhörer oder Handy eindeutig der beste Rat. Geht es um eine kurze Einschätzung eines Kollegen, können auch Teammessenger wie Slack für rasche Rückmeldung sorgen.

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