Hey, Führungskraft: So stellen Sie sicher, dass Sie eine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten!
Ich mag es nicht, wenn ich E-Mails mit einer Lesebestätigung erhalte. Es stört mich einfach, wenn mich jemand überprüft. Es fühlt sich an wie eine Gängelei. Jemand stellt sich über mich. Oder wie eine vorweggenommene Nörgelei: „Hast du meine E-Mail schon gelesen?“
Inzwischen habe ich meinen Outlook-Account so eingestellt, dass grundsätzlich keine Lesebestätigungen mehr geschickt werden. Wenn Sie wollen, können Sie diese Einstellung auch sofort in Ihrem Account ändern (Link zur Anleitung). Und wenn wir schon einmal darüber nachdenken: Ist es denn überhaupt von Vorteil, zu wissen, dass die E-Mail gelesen wurde? Es ist doch eigentlich die Antwort, die wichtig ist, richtig?
Wenn der Empfänger Ihre E-Mail liest und nicht antwortet, werden Sie es im Zweifel nie erfahren. Dies hängt maßgeblich von Ihrer individuellen Nachfass-Organisation ab. Es gibt also einen entscheidenden Fehler im gesamten Aufbau der E-Mail-Kommunikation: Wenn der Empfänger nicht antwortet, erfährt es der Sender nicht. Sie erhalten eine Lesebestätigung, wenn die andere Person die E-Mail gelesen hat (je nach Ihren Einstellungen, wie wir gerade gesehen haben). Aber Sie werden nicht benachrichtigt, wenn die Person die Nachricht nicht liest. Und ganz sicher werden Sie nicht benachrichtigt, wenn die Person nicht antwortet. Lesebestätigungen für E-Mails sind also keine Lösung, und viele halten sie auch für unhöflich.
Did They Reply - Antwort erhalten?
Besser ist ein System, das David Allen in seinem Buch „Getting Things Done“ beschreibt. Das System: „Did They Reply“ (Antwort erhalten?). Wenn Sie Outlook verwenden, richten Sie als Erstes einen Ordner mit dem Namen „Did They Reply“ (= DTR) ein. Danach richten Sie eine Outlook-Regel ein, die besagt, dass eine Kopie derjenigen E-Mail in den Ordner DTR abgelegt wird, deren Titel oder Text den Begriff DTR enthält. Wenn Sie nun zukünftig eine wichtige E-Mail senden, müssen Sie nur noch DTR im Betreff, Text oder der Signatur unterbringen, und das System legt automatisch eine Kopie aller E-Mails im DTR-Ordner ab, die aus dem ursprünglichen Chat entspringen (Rw, Aw, Fw, Re, etc.). Am Ende der Woche brauchen Sie dann nur noch einen kurzen Blick in diesen Ordner werfen und denken: „Oh ja, Herr XY hat geantwortet, Frau YZ ebenfalls … und … aha, Herr UVW fehlt noch. Ich rufe ihn mal an und frage nach.“
Es gibt also keine Möglichkeit, dass Herr UVW aus diesem System entkommt. Wenn er nicht antwortet, weiß der Absender Bescheid. Die meisten Menschen, so sagt David Allen, bemerken das kleine DTR in der E-Mail nicht. Wenn die Empfänger aber mit dem System vertraut sein sollten und zusätzlich auch noch das DTR bemerken, wissen sie automatisch, dass es sich um eine wichtige E-Mail handeln muss.
Fazit
Bei den meisten E-Mails werden Sie es wahrscheinlich dem Empfänger überlassen, ob er antwortet oder nicht. Sie werden sich in der Regel nicht darum kümmern. Aber wenn es wichtig ist und Sie sich zusätzlich nicht zu 100 Prozent auf den Empfänger verlassen wollen, dann senden Sie eine DTR-Mail. Das Großartige an diesem System ist, dass es so schnell geht: Einfach DTR und schwupps … senden.
Sie könnten sich natürlich in Ihrem Kalender notieren, dass Sie (z. B.) in einer Woche nachfassen werden. Das kostet jedoch Zeit und bringt Ihren Kalender durcheinander. Daher ist das DTR-System viel besser. Unzuverlässige Personen können nicht mehr entkommen, und Sie müssen sich nicht mehr die Mühe machen, sie zu verfolgen. Richten Sie es noch heute ein und probieren Sie es aus.
Viel Erfolg, Ihr Carsten Seiffert