Was die Pandemiezeit geändert hat: Trends bei Intranet- und „Digital Workplace“-Projekten
Welche Ziele haben Unternehmen bei ihren Intranet- und „Digital Workplace“-Projekten in den letzten Monaten bzw. in den vergangenen eineinhalb Jahren, die sehr stark von der Corona-Pandemie geprägt waren, eigentlich ganz genau verfolgt? Eine Frage, mit der ich mich als INKOMETA-Fachjuryleiter für die Kategorie „Intranet & Digital Workplace“ im Zuge der Sichtung der Award-Einreichungen in den vergangenen Wochen intensiv beschäftigt habe.
Was sich dabei gezeigt hat: Aufgrund der Tatsache, dass der Großteil der Mitarbeitenden pandemiebedingt remote gearbeitet hat, war es das primäre Ziel der Unternehmen, auch wirklich alle Mitarbeitenden zu erreichen – nicht nur die mit E-Mail und PC arbeitenden. Das hatte zur Folge, dass vielerorts Mitarbeiter-Apps eingeführt wurden und der News-Aspekt bei Intranet-Projekten wieder in den Fokus rückte, sprich integrative Aspekte, die das Intranet als wichtigen Teil des Digital Workplace setzen, in den Hintergrund gerieten. Stattdessen galt es, schnell und pragmatisch alle Mitarbeitenden mit relevanten Informationen zu versorgen und die Krisenkommunikation optimal zu unterstützen.
Was bedeutet das aber nun für die Diskussionen rund um den Digital Workplace? Ist das Intranet jetzt der Digital Workplace? Oder ersetzt Microsoft Teams das Intranet? Um hier etwas Licht ins Dunkel zu bringen, möchte ich ein paar zentrale Aspekte, die bei Intranet- und „Digital Workplace“-Projekten derzeit eine wichtige Rolle spielen, noch einmal näher beleuchten. Da wäre zunächst einmal die Tatsache, dass es bei Intranet- und „Digital Workplace“-Projekten zwei Bereiche gibt, den Bereich „News“ und den Bereich „Workplace“.
„Workplace“-Bereich = Zusammenarbeit, „News“-Bereich = Unternehmensnachrichten
Der „News“-Bereich bildet die Unternehmensnachrichten ab. Der „Workplace“-Bereich hat sich über die Pandemiezeit in vielen Unternehmen stark in Richtung Microsoft Teams als zentraler Plattform, in der kollaboriert und interagiert wird, orientiert. Hier wird intensiv der Chat genutzt, es werden Beiträge in einzelnen Teams-Bereichen geschrieben und es erfolgt ein starker Austausch über Videokonferenzen. Kurzum: Es wird mit den Kolleg*innen wirklich zusammengearbeitet. Daher ist ein „Intranet“ heute kein Workplace mehr. Es ist maximal ein Social Intranet, in dem um die News herum mit Kommentaren und Likes interagiert wird, oder in dem Communities zu eher weicheren Themen entstehen. Die an Arbeitsabläufen orientierte Zusammenarbeit hat sich nahezu vollständig in Microsoft Teams und Office 365 verlagert.
Wenn der Workplace aber über Microsoft Teams abgebildet wird, was passiert dann mit den News? Hier hat sich in den letzten Monaten gezeigt, dass der „News“-Bereich bei Intranet-Projekten oft schlanker aufgesetzt wurde. So gab es in Unternehmen z. B. Überlegungen, reine Web-Content-Management-Systeme zu nutzen, um so eine Art News-Portal aufzubauen, das dann als Teil des Digital Workplace in Microsoft Teams integriert werden kann (z. B. über Absprünge oder Reiter in verschiedenen Teams-Strukturen). Die Prämisse dabei: Den News-Bereich bzw. das Intranet pragmatisch und schnell einzuführen und dann mit Microsoft Teams zu koppeln.
Was die Unternehmen im Zuge dessen aber auch gesehen haben, und was wir auch bei den Award-Einreichungen bemerkt haben, ist die Notwendigkeit einer mobilen Komponente. Denn wer wirklich alle Mitarbeitenden erreichen will, der braucht eine mobile App. Und um relevante Unternehmensnachrichten nicht nur mobil, sondern gleichzeitig auch noch zielgerichtet an alle ausspielen zu können, geht es zudem nicht ohne Personalisierung. Ein dritter Aspekt, der bei der News-Distribution ebenfalls mitgedacht werden muss, ist der Bereich Interaktion. Wenn ich möchte, dass Beiträge kommentiert und gelikt werden und Mitarbeitende sich untereinander vernetzen, weil dies im arbeitsorientierten Workplace-Bereich nicht so intensiv stattfindet, dann brauche ich auch hierfür eine passende Lösung.
Mobile App, Personalisierung, Interaktion: „Social Intranet“-Lösung statt Web-Content-Management-System
Und genau diese drei Kernanforderungen (mobile App, Personalisierung, Interaktion) bedingen dann auch, dass für den gesamten News-Bereich letztendlich doch wieder kein Web-Content-Management-System eingesetzt wird. Denn dadurch, dass es sich bei Web-Content-Management-Systemen nicht um Standard-Software handelt, werden hohe Zusatzaufwände bei der Entwicklung fällig. Das hat zur Folge, dass viele Unternehmen – neben dem Digital Workplace – auf pragmatische, teils auch kostengünstige „Social Intranet“-Lösungen wie z. B. COYO oder Staffbase setzen, um zunächst einmal alle Mitarbeitenden über mobile Endgeräte zu erreichen und sich dann im Nachhinein zu überlegen, wie sich die „Social Intranet“-Lösung mit Microsoft Teams verbinden lässt.
Festzuhalten bleibt somit: Der Digital Workplace ist aktuell wirklich der Arbeit vorbehalten.
Übrigens auch interessant: Was wir bei den INKOMETA-Einreichungen weniger gesehen haben, sind innovative KI-Ansätze oder Bot-Lösungen, um Intranets weiterzuentwickeln. Auch die Analyse von Nutzungsdaten, die es ermöglicht, Rückschlüsse darauf zu ziehen, welcher Content wertvoll ist und wo es noch Optimierungsbedarf gibt, steckt derzeit weiterhin in den Kinderschuhen.
Ich persönlich vermute aber, dass all dies auch der Krise geschuldet ist und wir uns hier in den nächsten Monaten einen deutlichen Schub erhoffen können.
Spannend wird zudem sein, wie sich die hybriden Arbeitsmodelle, die nun in vielen Unternehmen etabliert werden, auf das Intranet und den digitalen Arbeitsplatz auswirken werden. Werden zunehmend Verwaltungsprozesse digitalisiert? Kommt jetzt wirklich das papierarme Büro? Wie stellen Manager und Managerinnen ihre Mitarbeiterführung auf hybride Formate um?
Welche Trends beobachten Sie aktuell? Ich freue mich auf jeden Fall auf Ihr Feedback hier unter Kommentare und bin natürlich schon jetzt gespannt, welche Intranet- und „Digital Workplace“-Projekte bei der INKOMETA**-Gala** am 23. September in Berlin den Sieg davontragen werden.