Was ist eigentlich «Lean Coffee»?
Die Redaktion von XING Schweiz erklärt hier regelmässig Begriffe aus der modernen Arbeitswelt. Heute zeigen wir auf, was es mit dem mit der Methode «Lean Coffee» auf sich hat.
Meeting ist schon längst nicht mehr gleich Meeting. Es gibt unzählige Formate, Methoden und Ansätze, wie man ein Meeting strukturieren kann. Eine davon ist «Lean Coffee».
Ohne Agenda und doch strukturiert?
Das Besondere an «Lean Coffee»: Die Agenda und das Thema werden erst zu Beginn des Treffens durch die Teilnehmenden definiert. Das Erstellen der Agenda und das Diskutieren der Themen erfolgt anhand dieser drei simplen Schritte:
1. Themen: Alle schreiben ihr Thema bzw. ihre Themen auf ein Post-It oder bei virtuellen Meetings auf ein digitales, geteiltes Dokument oder teilen ihren Themenvorschlag über ein digitales Tool mit dem restlichen Team.
2. Abstimmung: Die Teilnehmenden können ihre Stimmen auf die Themenvorschläge aufteilen. Die Priorisierung der Themen wird nach Anzahl der Stimmen bestimmt.
3. Diskussion: Die Themen werden jeweils der Reihe nach 10 Minuten behandelt. Nach den 10 Minuten kann darüber abgestimmt werden, ob die Diskussion über das Thema noch um 5 Minuten verlängert werden soll.
Mit einer einfachen Tabelle kann die Übersicht über die Themen gehalten werden. Die Post-Its werden in dieser Tabelle nach folgenden drei Spalten sortiert: Bereit, in Arbeit und erledigt.
Was macht Lean Coffee so beliebt?
Durch die kollaborative Schwerpunktsetzung wird das diskutiert, was die meisten für wichtig erachten. Dies fördert die Identifikation mit dem Thema und führt somit zu mehr Engagement der Teilnehmenden. Mit der klaren Zeitlimite pro Thema wird zudem darauf geachtet, dass der Zeitrahmen nicht gesprengt wird. Ausserdem bietet die ungezwungene Atmosphäre Raum für Gespräche und Diskussionen ohne Druck. Die Teilnehmenden sollten sich fühlen wie bei einem strukturierten aber lockeren Austausch. Am besten ist die Methode für kleine Gruppen geeignet.
Wer hat’s erfunden?
«Lean Coffee» wurde 2009 in Seattle erfunden. Die zwei Gründer Jim Benson und Jeremy Lightsmith wollten ein Format erschaffen, welches die minimal nötigen Vorgaben gibt, damit Personen zusammen lernen und erschaffen können. Das «Lean» im Name kommt vom sogenannten «Lean Thinking». Der Ansatz des «Lean Thinking» steht dafür, bei der Erschaffung von Wert auf Verschwendung und alle nicht wertschaffenden Teile zu verzichten. Und der Begriff Coffee steht dabei für die lockere Atmosphäre, die einen «Lean Coffee» ausmachen.