Was macht ein gutes Intranet aus? Fünf praktische Tipps
Was macht eigentlich ein gutes Intranet aus? Eine Frage, die mir persönlich, aber auch meinen Kolleginnen und Kollegen bei HIRSCHTEC immer wieder gestellt wird. Und eines mal direkt vorweg: Damit Inhalte im Intranet überhaupt gefunden werden, braucht es unbedingt eine gute Volltextsuche. Viele mögen jetzt denken, dass das doch selbstverständlich ist. Aber genau das ist es viel zu oft noch nicht. Deshalb mein Rat: Das Thema „Suche“ sollte bei Intranet-Projekten immer von Beginn an mitgedacht werden und oberste Priorität haben. Ein schnelles Finden von Inhalten spart auch Rechenzeiten und Energie und trägt zur Nachhaltigkeit bei.
Was gibt es aber sonst noch zu beachten, damit ein Intranet wirklich erfolgreich wird? Ich habe im Folgenden einmal fünf Tipps für Sie zusammengestellt. Diese Tipps sollten Sie dabei immer vor dem Hintergrund sehen, dass Nutzerinnen und Nutzer sich täglich maximal acht bis zehn Minuten im Intranet aufhalten. Das heißt: Sie gehen rein, suchen sich Informationen, die sie gerade benötigen und wenn sie diese gefunden haben, gehen sie wieder raus. Ein Intranet scheint daher nicht zum ständigen Verweilen gedacht zu sein. Umso wichtiger ist es deshalb, dass man den Mitarbeitenden das Finden von Informationen auf der Plattform so einfach wie möglich macht.
Tipp 1: Auf eine intelligente Personalisierung der Inhalte setzen
Um dem Nutzer bzw. der Nutzerin auch genau die Inhalte zu liefern, die relevant für ihn oder sie sind, hilft es auf Personalisierung zu setzen. Personalisierung, das heißt: Der Mitarbeitende findet Inhalte im Intranet, die aufgrund seines Jobprofils, Standortes oder Landes, in dem er tätig ist, vordefiniert sind. Diese Vordefinition kann auf unterschiedliche Weisen erfolgen, z. B. durch die Verwendung von voreingestellten Filteroptionen, die dem Nutzer bestimmte Themen anzeigen, die für ihn von besonderer Relevanz sind.
Viele Social Intranets (z. B. COYO oder Staffbase) arbeiten zudem stark mit Abo-Funktionen, über die NutzerInnen z. B. Abteilungen oder Kolleginnen und Kollegen folgen können. Es werden dann im Newsfeed genau die Inhalte ausgespielt, die eine hohe Relevanz für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben. Zwar müssen die einzelnen NutzerInnen in diesem Fall aktiv Personen, Gruppen oder Themen folgen und verstehen, wie der Newsfeed funktioniert. Aber aufgrund der privaten Nutzung sozialer Netzwerke stellt dies für die meisten Mitarbeitenden keine Hürde dar. Ein wichtiger Tipp hier: Die Personalisierung möglichst automatisieren und wenig den Nutzerinen und Nutzern überlassen – wie gesagt, in max. zehn Minuten Verweildauer will der Nutzer möglichst schnell Inhalte finden und sich nicht unnötig lange im Intranet aufhalten.
Tipp 2: Das Intranet als App auf das Smartphone bringen
Kommen wir zum zweiten Tipp: Ist das Intranet auch via App auf dem Smartphone zugänglich, dann können sich die Mitarbeitenden aktuelle Unternehmensnachrichten durchlesen und evtl. auch auf Vorlagen zugreifen. Meine Empfehlung ist hier aber: Legen Sie bei der App den Fokus auf die News-Bereiche. Unternehmensnachrichten sind das, was auf dem Smartphone gelesen wird, gearbeitet wird auf und mit dem Smartphone aber eher nicht. Deshalb: Sorgen Sie für eine einfach zu nutzende App mit einer grafisch ansprechenden Gestaltung der Inhalte. Denn neben der reinen Informationsvermittlung bietet sich hier auch die Möglichkeit Ihre Unternehmens-Marke und die CI bei den Mitarbeitenden sichtbar werden zu lassen.
Tipp 3: Die Navigation im Intranet so schlank wie möglich halten
Wichtig, um das Intranet so nutzerfreundlich wie möglich zu gestalten, ist auch eine schlanke Navigation (Bsp. für nur drei Bereiche in der Hauptnavigation: „Das sind wir“, „Wissen und Lernen“, „Meine tägliche Arbeit“). Denn der Nutzer, der ja eh nur kurze Zeit im Intranet ist, wird sich in dieser nicht durch zahlreiche Navigationspunkte klicken. Er wird versuchen, die benötigten Informationen direkt auf der Startseite zu finden oder aber er nutzt die Suchfunktion. Klar, dass es natürlich trotzdem eine Navigation braucht, um Inhalte zu kategorisieren und abzulegen. Ich empfehle aber, sie tatsächlich sehr schlank zu halten – mit möglichst wenigen Unterebenen.
Tipp 4: Seiten kreieren, die einen Mehrwert bieten
Geht es ganz konkret um einzelne News-Seiten, so ist es essenziell, dass diese einen gewissen Mehrwert bieten. Was heißt das genau? Wenn Fotos, Infografiken oder auch Kurzvideos integriert sind, dann werden diese – wie unsere Messungen ergeben haben – deutlich häufiger gelesen/angeschaut als reine „Textwüsten“. Auch wertvoll ist es, wenn dem Mitarbeitenden z. B. rechts neben der Haupt-News weitere Nachrichten angezeigt werden, die bspw. ebenfalls von hoher Aktualität sind oder thematisch mit der Haupt-News verbunden sind. Strukturieren Sie daher eine Seite so, dass sie wirklich einen Mehrwert bietet, schnell Informationen vermittelt und den Blick über den Tellerrand ermöglicht – sprich, die Mitarbeitenden erfahren können, was sich im Unternehmen sonst noch alles so tut.
Tipp 5: Das Intranet in Microsoft Teams integrieren
Beim letzten Tipp, den ich für Sie habe, geht es um die Integration des Intranets in Microsoft Teams. Microsoft Teams hat sich inzwischen quasi zum Standard bei der Kollaboration am digitalen Arbeitsplatz entwickelt. Das Intranet kann ich hier nun integrieren, indem ich es als App auf die Sidebar von Microsoft Teams bringe. Eine andere Möglichkeit ist, in einem bestimmten Microsoft Teams-Bereich (z. B. im Microsoft Teams Team „Corporate Communications“) einen Reiter „Intranet-News“ anzulegen und so den Zugriff auf Unternehmensnachrichten zu ermöglichen.
Fünf simple Tipps und Tricks, die aber enorm dabei helfen können, die Sichtbarkeit von Inhalten und auch die Intranet-Nutzung selbst zu steigern. Wenn Sie noch weitere oder andere Empfehlungen haben, dann freue ich mich sehr, wenn Sie diese hier unter Kommentare posten.