Was Mitarbeiter wirklich wollen: Top-Anforderungen an ein Intranet

Was Berufstätige heute in erster Linie von der internen Kommunikation in Unternehmen erwarten: Sie wollen sich nicht nur informiert fühlen – durch für sie persönlich relevante, kurz und anschaulich aufbereitete Unternehmensnachrichten. Sie wollen sich vor allem auch geräteunabhängig, team- und standortübergreifend mit ihren KollegInnen austauschen und mit diesen zusammenarbeiten können – und das ohne sich erst durch einen undurchsichtigen Tool-Dschungel kämpfen zu müssen.

Wie aber kann nun ein modernes Intranet eine gut funktionierende interne Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützen? Und was wünschen sich Mitarbeiter ganz konkret? Wir haben einmal 150 Intranet-Projekte bei unseren Kunden – unabhängig von Branche und Unternehmensgröße – ausgewertet, die wir in den Jahren 2015 bis 2017 durchgeführt haben.

Basierend auf dieser Analyse haben wir die Top-Anforderungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Unternehmen an ein modernes Intranet identifiziert. Die zentralen Ergebnisse habe ich Ihnen in einem kurzen Überblick zusammengefasst:

Eine funktionierende Suche nach Expertise, gut gepflegte Mitarbeiterprofile und relevante News zum Unternehmen sind ein Muss

Wie schon in den Jahren 2015 und 2016 war auch 2017 das Finden von Informationen und die Suche nach Experten die Anforderung Nummer eins. Im Vergleich zu den Vorjahren haben in 2017 aber vor allem auch Mitarbeiterprofile sowie das Thema „News“ an Stellenwert gewonnen. Sie werden am zweit- bzw. dritthäufigsten von den MitarbeiterInnnen gewünscht. Verständlich, bedenkt man, dass gerade diese Funktionen einen transparenten Informationsfluss bzw. eine einfache Vernetzung mit internen Experten ermöglichen. Und gut für die Unternehmenskommunikation: Es besteht immer noch ein hoher Bedarf, gut zu den strategischen und operativen Belangen informiert zu werden.

Wie schon in den Jahren 2015 und 2016 war auch 2017 das Finden von Informationen und die Suche nach Experten die Anforderung Nummer eins. Im Vergleich zu den Vorjahren haben in 2017 aber vor allem auch Mitarbeiterprofile sowie das Thema „News“ an Stellenwert gewonnen. Sie werden am zweit- bzw. dritthäufigsten von den MitarbeiterInnnen gewünscht. Verständlich, bedenkt man, dass gerade diese Funktionen einen transparenten Informationsfluss bzw. eine einfache Vernetzung mit internen Experten ermöglichen. Und gut für die Unternehmenskommunikation: Es besteht immer noch ein hoher Bedarf, gut zu den strategischen und operativen Belangen informiert zu werden.

Microblogs und aktive Personalisierungen sind Gewinner im modernen Intranet

Spielten sie in 2016 und 2015 nur eine untergeordnete Rolle und wurden lediglich von rund 25 Prozent der Mitarbeiter als relevant eingestuft, zeigt die Auswertung für 2017: Microblogs zur Nachrichtenübermittlung und aktive Personalisierungen – sprich z. B. das Abonnement verschiedener, für ihn relevanter Themenkanäle durch den Nutzer – werden von nahezu 85 Prozent eingefordert und damit zum zentralen Element für die Nachrichtenverarbeitung.

Chat-Funktionen und mobiler Zugriff werden unverzichtbar

Ebenfalls interessant: Ähnlich wie Microblogs und aktive Personalisierungen waren auch Chat-Funktionen und der Zugang zum Intranet über mobile Geräte keine zentralen Anforderungen in den Intranet-Projekten in 2015 und 2016. Das hat sich mittlerweile auch durch die Verbreitung von WhatsApp im privaten Bereich drastisch verändert: Bereits im vergangenen Jahr erwarteten rund 65 Prozent der Mitarbeiter in Unternehmen, dass Gruppen-Chat-Funktionen in ihr Intranet integriert sind. Einen mobilen Zugriff auf die Kommunikationsplattform forderten schon circa 60 Prozent, wie die unten stehende Grafik noch einmal verdeutlicht.

Aus diesen Top-Anforderungen an ein modernes Intranet lässt sich vor allem eines ablesen: Soll die Plattform wirklich intensiv genutzt werden und konkreten Nutzen im Arbeitsalltag bieten, so kommen Unternehmen nicht darum herum ihr Intranet sozialer und mobiler zu gestalten. Das heißt: Relevante, personalisierte Informationen sollten leicht zugänglich sein – auch und vor allem über mobile Geräte. MitarbeiterInnen sollten sich zudem leicht und direkt – auch team-, standort- und hierarchieübergreifend – austauschen und zusammenarbeiten können und Experten müssen einfach gefunden werden können.

Für die Rolle der Kommunikationsverantwortlichen in Unternehmen bedeutet das: Sie entwickeln sich immer stärker zu Coaches und Beratern, die die Mitarbeiter digital befähigen und den internen Wissensaustausch managen. Als Seismograph und Themenradar hilft ihnen das Intranet dabei zu verstehen, was die Mitarbeiter wirklich bewegt und folglich entsprechende Hintergründe und Kontextinformationen sowie Feedback-Kanäle bereitzustellen.

Wenn Sie sich nun einmal die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen anschauen: Was beobachten Sie, wohin geht der Trend? Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen hier unter Kommentare.