Home Office – wie weiter nach Corona?
Kaum ein Thema bewegt die Arbeitswelt zurzeit so stark wie Home Office. Während einige Firmen ihre Arbeitskräfte nun wieder Schritt für Schritt ins Büro zurückführen, lässt Twitter verlauten, dass beim Tech-Konzern nach der Pandemie Remote Work zum neuen Standard wird. Wie werden andere Unternehmen nach Corona mit den Erfahrungen aus dem Home Office umgehen?
Alexandra Kühn, Geschäftsführerin der Work Smart Initiative, hat der XING Redaktion einige drängende Fragen zur Zukunft von Home Office beantwortet.
Ihre Initiative fördert flexible Arbeitsmodelle in der Schweiz. Nun arbeiteten gemäss dem Bundesamt für Statistik vor Corona lediglich 4.9 Prozent aller Schweizer Erwerbstätigen hauptsächlich im Home Office. Wie ist diese Zahl zu beurteilen?
Diese Zahl bezieht sich auf Personen, deren Wohnort auch der Hauptarbeitsort ist. Vermutlich handelt es sich dabei insbesondere um selbständig Erwerbende. Interessanter erscheint mir eine andere Zahl aus der gleichen Arbeitskräfteerhebung: Fast jede dritte erwerbstätige Person hat 2019 gelegentlich bis regelmässig von zuhause aus gearbeitet. Resultate aus einer aktuellen Umfrage der ZHAW und Universität Zürich zeigen, dass in der Schweiz während des COVID-19-Lockdown über 50 Prozent, also rund doppelt so viele Personen, im Home Office gearbeitet haben. Insgesamt haben die letzten Wochen auf eindrückliche Art und Weise gezeigt, dass viel mehr Arbeitnehmende ausserhalb des Corporate-Büros arbeiten können, als sie es vorher tatsächlich gemacht haben.
Worin sehen Sie den Grund, dass Home Office in vielen Firmen vor Corona noch gar kein Thema war?
Wir kennen aus unseren vergangenen Erhebungen die Probleme, die sich den Unternehmen stellen, wenn sie mobil-flexibel arbeiten möchten, also unter anderem auch von zuhause aus. Das grösste Hindernis ist die Annahme, dass die Zusammenarbeit im Team örtliche Nähe erfordert. Als weitere Hürde sehen Unternehmen den Datenschutz sowie die Vertraulichkeit. Oftmals ist es einfach auch das Firmenreglement, das flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten nicht oder nur in Ausnahmefällen ermöglicht. Dort, wo die Rahmenbedingungen für ortsunabhängiges Arbeiten vielleicht vorhanden gewesen wären, wurden sie teilweise nicht wirklich genutzt: Es entsprach weder der Norm von Teams und Zusammenarbeit noch den eigenen Gewohnheiten. Zudem verlangten Vorgesetzte von ihren Mitarbeitenden, vor Ort zu sein – vielleicht auch nur implizit.
Was halten Sie von der Idee, dass Home Office zu einem gesetzlichen Recht für alle Erwerbstätigen werden soll, die aufgrund ihrer Tätigkeit von zu Hause arbeiten könnten?
Für mich ist das eine müssige Vorstellung. Mitarbeitenden, die ihre Arbeit wirklich zeitlich und örtlich selbstständig gestalten können, sind nachweislich motivierter, engagieren sich mehr, können für gewisse Aufgaben viel fokussierter arbeiten, sparen Reiseweg und können ihren Beruf besser mit anderen Lebensbereichen vereinbaren. Unternehmen und Institutionen, die das ermöglichen, haben dadurch einen klaren Nutzen: Sie gewinnen an Produktivität, optimieren Ressourcen und werden zu einem attraktiven Arbeitgeber. Als solcher können sie besser gute, diverse Arbeitskräfte rekrutieren und an sich binden. Es sollte weiter in der Freiheit und der eigenen Verantwortung von Arbeitgebern liegen, flexible Arbeitsformen wie Home Office anzubieten und somit ihre eigene Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Wie würde die optimale Handhabung der Regelung von Home Office in Unternehmen für Sie aussehen?
Zum einen müssen technischen Fragen geklärt sein: Womit arbeitet die Person im Home Office? Oftmals ist das relativ einfach gelöst – für die Arbeit von zuhause oder unterwegs aus braucht es einen Internetanschluss, ein digitales Gerät und eine passende Software, mit der man sich einfach austauschen und Dokumente teilen kann. Wichtig ist, dass der Zugriff reibungslos funktioniert und die Tools den geschäftlichen Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen genügen.
Zum anderen müssen die rechtlichen Voraussetzungen geklärt sein. Reichen die bestehenden Arbeitsverträge und Reglemente für die Arbeit im Home Office aus? Meist braucht es ein separates Reglement, das schriftlich festhält, welche Regeln für die Arbeit von zuhause aus gelten, beispielsweise betreffend Spesen, Material, Haftung, Arbeitszeiten und Störungen.
Schliesslich sollten sich Unternehmen frühzeitig mit kulturellen Themen auseinandersetzen – also welches Menschenbild und welche Vorstellung von Zusammenarbeit steht hinter Home Office, was ist die Rolle und Verantwortung von Vorgesetzten, welche Kompetenzen braucht wer, und wie können Mitarbeitende in die neue Arbeitswelt begleitet werden.
Ist denn diese Art von Home Office, wie wir es aktuell ind er Krise erleben, überhaupt mit dem regulären Home Office Modus vergleichbar?
Home Office während Corona ist stark von der privaten Situation abhängig und tatsächlich nur bedingt vergleichbar mit Home Office unter normalen Umständen: Es war kaum aus freiem Willen und sicher nicht aufgrund einer bestimmten Aktivität oder Aufgabe gewählt. Zudem war und ist es für einige noch immer ein Dauerzustand – viel länger, als es für eine erhöhte Motivation und Produktivität normalerweise zuträglich ist. Viele Arbeitskräfte fühlen sich derzeit ermüdet durch ineffizienten Online-Interaktionen, gestresst von der Entgrenzung der Arbeit und der enormen Mehrfachbelastung durch die Situation zuhause, frustriert und eingeschlossen durch die Isolation. Im «Pandemie-Home-Office» definiert sich für viele neu, was smartes Arbeiten heisst – bedingt durch äussere Umstände. Geübte Home-Office-Arbeitende konnten sicher von ihrer Erfahrung profitieren.
Wie sieht Ihre Prognose aus: Wird das Thema Home Office wieder zurück in die Schublade wandern als wäre nichts gewesen?
Viele Unternehmen haben in den letzten Wochen einen beispiellosen Sprung betreffend Digitalisierung und Arbeitsmodelle gemacht. Die Firmenkultur lässt sich jedoch nicht so schnell ändern. Wir hören im Moment viele gute Vorsätze und Initiativen von Arbeitgebern: Viele Verantwortliche sagen, dass ihre Mitarbeitenden künftig einfacher von zuhause aus arbeiten können sollen, als dies vor Corona der Fall gewesen ist.
Unternehmen sollten jetzt die Erfahrungen und Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden einholen und analysieren, in welchem Rahmen mobil-flexible Arbeitsformen beibehalten werden können und sollen. Da kommt ein grosses Stück Arbeit auf die Unternehmen zu: Sie müssen sich kulturellen Themen wie Selbstbestimmung, soziale Normen, Zusammenarbeit, Führung, Kommunikation und Vertrauen annehmen. Nur so können sie langfristig von den positiven Aspekten neuer Arbeitsformen profitieren.
Ich zeichne jedoch ein eher pessimistisches Bild und befürchte, dass das kippen wird, sobald die wirtschaftlichen Konsequenzen zu spüren sind, keine Zeit für eine saubere Aufarbeitung der Krise bleibt und viele in alte Muster und Gewohnheiten zurückfallen.
Zentral sind die positiven Effekte, wenn man selber über den Arbeitsort bestimmen kann. Diese Selbstbestimmung und das persönliche Wohlbefinden sind sehr wichtig für effizientes, befriedigendes Arbeiten. Gleichzeitig sind wir Menschen soziale Wesen, die die persönliche Begegnung und den beiläufigen Austausch brauchen für eine gelingende Zusammenarbeit und ein gutes Zugehörigkeitsgefühl zum Team. Es wäre förderlich, würde man in Unternehmen eher über Anwesenheiten statt Abwesenheiten sprechen: also wann sieht man sich als Team, wann muss man dafür vor Ort sein, und was tut man dann gemeinsam.
Welche Auswirkungen wünschen Sie sich von der momentanen Situation betreffend Home Office für die Zukunft?
Ich wünsche mir ein Umdenken: In Unternehmen soll Vertrauen statt Kontrolle herrschen, und es sollen Leistung und nicht Präsenz zählen. Das ist nichts Neues, aber wenn nicht jetzt, wann sonst? Ich wünsche mir, dass Vorgesetzte und ihre Mitarbeitenden den Mut haben, nun wirklich neue Wege gehen. Wenn es uns gelingt, aus der Arbeitsweise während der Krise zu lernen, erweitern wir unseren Handlungsspielraum für die Zukunft. Davon können Arbeitgeber, Arbeitnehmende, die Volkswirtschaft, Gesellschaft sowie Ökologie nachhaltig profitieren.
Für was steht Home Office für Sie persönlich?
Im Home Office kann ich mich normalerweise ungestört und in Ruhe auf ein Thema fokussieren. Ich bringe Privat- und Berufsleben besser unter einen Hut, spare Zeit und erspare mir unnötiges Pendeln. Um im Home Office produktiv zu sein, kommt es bei mir wie bei vielen jedoch auf die richtige Dosis an.