Meetings ohne Ende? Wann und wie Du Einladungen getrost ablehnen kannst

„Meetings: diese zeitraubenden, ärgerlich banalen Unterbrechungen, die verhindern, dass man echte Arbeit erledigt.“ Wenn Du bei diesem Satz gedacht hast 'Jo, fühl ich', dann bist Du damit nicht allein. Umfragen und Studien zeigen immer wieder, dass Meetings ein großer, wenn nicht sogar der größte Produktivitätskiller im beruflichen Alltag sind. Den Satz: "This could have been a mail" – "Das hätte eine Mail sein können!" haben wir wohl alle schon mal gedacht.

Versuche Meetings, die Du leitest, effizienter zu gestalten, damit weniger Meetings notwendig sind und alle Beteiligten dadurch ein bisschen Zeit sparen können. Hier ein paar Tipps, wie Dir das gelingen kann:

**Tipp 1:**Einladung = Auftrag! Die Teilnahme an einem Meeting geht mit der Verpflichtung einher, sich vorzubereiten und aktiv einzubringen. Wenn Du Deine Einladung versendest, frage Dich also vorher: Welche Personen müssen dabei sein? Wessen Beitrag und Input ist von Bedeutung für den Erfolg des Meetings.

Tipp 2: Teile eine klare Agenda und Zielsetzung vor dem Meeting mit allen Teilnehmenden. Dazu kann es auch hilfreich sein, ein Handout als Diskussionsgrundlage zu versenden.

**Tipp 3:**Mitreißender Präsentations- und Kommunikationsstil! Unterschätze nicht den Faktor der Moderation, denn dieser entscheidet oft, ob ein Meeting gelingt oder im Sande verläuft.

Mehr Tipps und Infos für ein effizientes und erfolgreiches Meeting kannst Du hier nachlesen.

Wenn Du selber zu einem Meeting eingeladen wirst, solltest Du ganz genau überlegen, ob Deine Anwesenheit wirklich zwingend notwendig ist.

Wenn es ein Team-Meeting ist, dann wird Deine Anwesenheit höchstwahrscheinlich erwartet. Bei Meetings in großen Arbeitsgruppen oder mit ganzen Abteilungen wirst Du aber eventuell nur eingeladen, weil Du Teil des Verteilers bist. Deine Anwesenheit ist aber nicht zwingend notwendig. Und ja: Dann kannst Du die Einladung auch ablehnen.

✅ Du solltest Dich allerdings professionell entschuldigen und Deine Entscheidung transparent machen. Das kann dann ungefähr so klingen:

Hi Tim,

danke für die Einladung. Angesichts meines vollen Kalenders und der Agenda für den Termin denke ich, dass mein Beitrag zum Meeting begrenzt wäre. Falls Du meinen Input zu etwas Bestimmtem brauchst, bin ich gerne bereit, Dir diesen per E-Mail oder in einem kurzen Anruf zu geben.

Ich freue mich darauf, das Protokoll eurer Sitzung zu lesen und wünsche Euch ein erfolgreiches Meeting.

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