Von 1:1 bis Retro: Diese Meeting-Formate machen WIRKLICH Sinn

“Ich stell uns einen Termin ein” – wer bei diesem Satz direkt leichtes Herzflattern bekommt, ist damit sicher nicht allein. Schließlich sind “zu viele Meetings” einer der Hauptgründe, warum viele Menschen in ihrem Arbeitsalltag das Gefühl haben, gar nicht mehr richtig zum Arbeiten zu kommen – und jede·r von uns schon mal über einen zu vollen Kalender geklagt hat.

In Deutschland sind rund ein Drittel aller Meetings scheinbar unnötig, wie der »State of Work Report« des Chat-Anbieters Slack anhand weltweiter Umfragen besagt. Dabei steht nicht nur die Frage im Raum, ob das Meeting inhaltlich relevant ist (denn ja, häufig ist es das), sondern vielmehr, wer tatsächlich daran teilnehmen muss. Wer kann wirklich etwas beitragen oder muss – in jedem Projektstatus – involviert sein, wer muss eigentlich nur das Endergebnis absegnen?

Bevor wir uns anschauen, welche Meeting-Formate tatsächlich Sinn ergeben, gibt es zwei Fragen, die wir uns immer stellen sollten, bevor wir ein Meeting einstellen (oder zusagen):

1. Gibt es für das Meeting eine Agenda, also ist klar, was das Ziel für den Termin ist, wie der Weg dahin aussehen kann und wer das Meeting federführend leitet?

2. Wen braucht es für das Meeting wirklich, um zum vorher definierten Ziel zu kommen? Stehen Menschen auf der Einladungsliste, die nur stille Zuhörer·innen wären, bei denen es auch reicht, wenn sie im Nachgang über die Inhalte informiert werden?

Ich sehe keinen Sinn darin, dass ich an diesem Meeting teilnehme: Wie sag ich es den Kolleg·innen? 🗣️

Klicke auf jeden Fall nicht einfach auf “absagen”, ohne dich kurz zu erklären. Argumentiere lieber logisch, dass du glaubst, keinen Beitrag leisten zu können und ggf. das Meeting durch Nachfragen nur unnötig verlängern würdest. Biete darüber hinaus an, vorab oder im Nachgang deinen Input beizutragen, wenn es der Sache nützt.

💡 Meeting-Formate mit Sinn

🤗 Stand-up

Ein kurzes Zusammenkommen im Kernteam am Morgen (ja, im Stehen!) hilft nicht nur dabei, das Gruppengefühl zu stärken, sondern auch, dass sich alle im Team gesehen fühlen. Dabei geht es nicht darum, dass jede·r ein Status-Update gibt und die einzelnen Tasks für den Tag mitteilt. Vielmehr bietet das Meeting die Chance, sich zumindest einmal am Tag kurz zu sehen, WICHTIGE Updates im ganzen Team bekannt zu geben und bei Bedarf zu kommunizieren, wenn man Unterstützung braucht oder Persönliches teilen möchte.

👥 1:1 Sync

Das Thema Wertschätzung spielt in der Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden eine große Rolle. Angestellte brauchen die Möglichkeit, ihre Bedürfnisse, Probleme, aber auch Erfolge zu kommunizieren und dabei auf Augenhöhe wahrgenommen zu werden. Ein 1:1-Austausch schafft den dafür benötigten vertrauensvollen Raum und zeigt den Mitarbeitenden, dass sie ernst genommen werden. Dieses Meeting muss nicht unbedingt jede Woche stattfinden, aber einmal im Monat ist Minimum. Wichtig: Nicht einfach mit den Worten “Hast du heute ein Thema” einsteigen, sondern am besten anhand einer festen Agenda/Fragestellungen den Raum – auch für schwierige Themen – öffnen.

📈📉 Retro

Klar, in jedem Unternehmen möchte man nach vorne gucken und alle Energie auf die Zukunft ausrichten. ABER: Ein regelmäßiger Rückblick ist ebenso wichtig. Um Erfolge zu feiern, Probleme aufzudecken und bearbeiten zu können, um aus der Vergangenheit zu lernen. Und um regelmäßig im Team einzuchecken und sicherzugehen, dass alle noch auf dem gleichen Kurs sind. Für die Retro sollten sich Teams ausreichend Zeit nehmen (mind. 2-3 Stunden) und sie sollte regelmäßig (ca. alle drei Monate) stattfinden. Für dieses Format ist es besonders wichtig, dass das ganze Team teilnehmen kann und jede·r sich darauf vorbereitet, etwa durch das Definieren von Highlights und Lowlights der letzten Wochen.

💥 Kick-off

Ebenso wichtig wie der Blick in die Vergangenheit ist die Ausrichtung auf die Zukunft. Passenderweise legen viele Unternehmen ihren Jahres-Kickoff also in den Januar.

Bei diesem Format geht es vor allem darum, dass die Strategie des Unternehmens allen Mitarbeitenden verständlich erklärt wird und eine starke “Gemeinsam rocken wir das”-Motivation aufgebaut wird. Dabei hilft es, wenn ein Kickoff nicht nur aus langen Strategie-Vorträgen besteht, sondern Teambuilding-Maßnahmen integriert werden. Sprich: Zu jedem guten Kickoff gehört auch eine ordentliche Party.

🤝 Onboarding-Meetings

Häufig unterschätzt, aber eine der wichtigsten Grundvoraussetzungen, um produktive und entspannte Arbeitsabläufe zu sichern. Zu einem guten Onboarding gehören aber nicht nur Meetings, in denen die Arbeitsinhalte erklärt werden. Ebenso relevant ist es, dass neue Mitarbeitende die wichtigsten Stakeholder für ihren Arbeitsbereich kennenlernen, um das zwischenmenschliche Miteinander zu erleichtern. Führungskräfte können hier einen wichtigen Beitrag leisten, wenn sie proaktiv Kennlern-Meetings für ihre neuen Mitarbeitenden und andere Team-Mitglieder einstellen.

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