Intranet mit Office 365: Wozu Yammer? Wofür Teams?
Ein Intranet mit Microsoft Office 365, Teams, SharePoint und Yammer: Wie geht das eigentlich? Und was ist sinnvoll? Das sind Fragen, die wir immer wieder auch von unseren Kunden gestellt bekommen. Fakt ist: Vor kurzem hat Microsoft angekündigt, dass Yammer komplett überarbeitet wurde, tiefer in Office 365 integriert wird und auch stärker mit Teams verknüpft werden kann.
Um allerdings verstehen zu können, wie ein Intranet mit Office 365 abgebildet wird und welche Rollen Teams und Yammer dabei spielen, ist es wichtig, sich die wichtigsten Schwerpunktbereiche eines Intranets noch einmal vor Augen zu führen. Dazu gehören die folgenden drei:
Information: Im Bereich „Information“ werden die Unternehmens-News und ggf. Abteilungs-Intranets abgebildet sowie Richtlinien und offizielle Dokumente abgelegt. „Information“ beinhaltet damit alles, was klassisch im alten Content-Management-System (z. B. Adobe Experience Manager, TYPO3, CoreMedia, traditionelles SharePoint-Intranet) liegt.
Zusammenarbeit: Im Kollaborationsbereich findet die Arbeit in Projekten und Abteilungen der jeweiligen Organisation statt.
Vernetzung: Hier chatten Mitarbeitende u. a. miteinander, tauschen sich stark über mobile
Schauen wir uns nun an, welche Bereiche für welche Mitarbeiter überhaupt relevant sind, so zeigen sich jedoch teils deutliche Unterschiede: Während der Part „Vernetzung“ für fast 100 Prozent der Belegschaft wichtig ist, findet Zusammenarbeit in Projekten oder Abteilungen hauptsächlich bei den Mitarbeitenden mit PC-Arbeitsplatz statt. Der Teilbereich „Information“ ist hingegen wiederum für alle im Unternehmen Beschäftigten relevant. Doch welches Tool setzt man nun am besten für was ein?
Vernetzung = Yammer, Teams = Zusammenarbeit
Hier zeigt sich: Der Bereich Zusammenarbeit wird heute sehr stark über Microsoft Teams abgebildet (Stichwort: „Teams für Teams“). Das bedeutet aber auch: Teams ist nicht für alle MitarbeiterInnen im Sinne eines Intranets, sondern in erster Linie für die Projektarbeit in Abteilungen und in Teams gedacht. Der Bereich „Vernetzung“ findet bei Microsoft sein Pendant in Yammer. Yammer ist das interne Social Network, wo Mitarbeitende sich austauschen, vernetzen und den Wissenstransfer gestalten. Typische Anwendungsfälle sind hier z. B.: „Ich weiß was“ oder aber auch „Wer kann mir helfen?“. Der Bereich Information – sprich, das klassische, redaktionelle Intranet – wird dann z. B. über SharePoint Online abgebildet und zwar entweder in der „SharePoint Modern“-Variante oder unter Hinzunahme eines Add-ons wie Powell 365, Valo, Beezy oder auch Omnia.
Microsoft verknüpft diese drei Bereiche mittlerweile sehr stark. Wer aber z. B. SharePoint nicht nutzen möchte, kann den Informations-Part z. B. auch über den Adobe Experience Manager abdecken, und bleibt über die Nutzung von Teams und Yammer dennoch komplett in seiner Microsoft-Welt.
Wer Namenskonventionen für Teams und Yammer durchsetzen will, scheitert oft
Und wo gerade die Rede von Teams und Yammer ist, an dieser Stelle noch ein kleiner – und wie ich hoffe – hilfreicher Hinweis: Ich werde immer wieder gefragt, wie man denn am besten mit den in Teams und Yammer entstehenden Gruppen umgehen und wie man sie benennen sollte.
Meine persönliche Erfahrung, auch mit Blick auf unsere Agentur mit mittlerweile über 100 Mitarbeitenden, ist hier: Jede Initiative, die das Ziel verfolgt, Namenskonventionen durchzusetzen, scheitert.
Stattdessen ist es oft sinnvoller, sich einfach die Frage zu stellen, wie bei Yammer oder Teams gesucht wird. Während sich Yammer-Nutzer z. B. eher fragen „Wer hat denn vor kurzem etwas zum Reisebuchungsprozess gepostet?“ oder „Hatte Anja nicht letztens Informationen zum Reisebuchungsprozess veröffentlicht?“ und dann nach dem Thema oder dem Namen der Person suchen, fragen sich Teams-Nutzer vielmehr: „In welchem Team, welcher Abteilung oder welchem Projekt könnte das Thema ‚Geschäftsreisen‘ denn angesiedelt sein?“ Sie suchen dann folglich nach dem jeweiligen Projekt- oder Abteilungsnamen.
Mein Tipp daher: Wählen Sie „sprechende“ statt klassifizierende Namen für Ihre Teams, damit diese auch schnell und einfach gefunden werden. Stellen Sie im Gegenzug bei Yammer sicher, dass alle Mitarbeiter über die Namenssuche auch im Social Network zu finden sind. Aber vor allem: Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken über Namenskonventionen und behalten Sie Yammer als ein Social Network, das kontinuierlich ausgebaut und modernisiert wird, stets im Blick!
Was mich natürlich besonders interessiert: Wie sehen Ihre Erfahrungen mit Yammer und Teams aus? Was nutzen Sie, wann wie und wofür? Ich freue mich auf den Austausch hier unter Kommentare.