Intranet vs. Digital Workplace: Wo genau liegen die Unterschiede?
Welche Bedeutung hat aktuell eigentlich noch das gute alte Intranet? Heute gehe ich einmal zurück in die Vergangenheit und versuche die Ursprünge des Intranets ein wenig im Zusammenhang mit dem Digital Workplace zu sehen, wie er heute in vielen Unternehmen diskutiert wird.
Früher war das Intranet eine Sammlung von HTML-Seiten
Das Intranet war früher eine Sammlung von HTML-Seiten, in der Unternehmen ihren Mitarbeitenden Dateien, überwiegend in PDF-Form abgelegt, zur Verfügung gestellt, Unternehmensnachrichten verfasst und diese strukturiert über eine browserbasierte Plattform an die Mitarbeitenden kommuniziert haben. Zudem wurden oft Links zu wichtigen Anwendungen integriert, die ebenfalls über eine Browser-Oberfläche erreichbar waren (z. B. CRM- oder SAP-Systeme). So konnten die Mitarbeitenden mit nur einem Klick sofort in die entsprechenden Anwendungen springen und damit im Prinzip auch über das Intranet auf ihre Arbeits-Tools und -Materialien zugreifen. Genau diese Anforderungen haben wir früher auch immer in Intranet-Workshops aufgenommen. Denn der Fokus lag explizit darauf, über das Intranet Unternehmensnachrichten abzubilden und Links zu wichtigen Anwendungen zu integrieren. Das ging zwar alles auch schon ein wenig in die Richtung Digital Workplace, war aber eben sehr stark auf die Unternehmenskommunikation ausgerichtet.
Microsoft Teams bildet heute den digitalen Arbeitsbereich
Mit dem Aufkommen und der starken Verbreitung von Microsoft Teams in Unternehmen hat das Ganze nun aber noch einmal eine völlig andere Dynamik entwickelt. Heute wird in vielen Unternehmen der gesamte digitale Arbeits- bzw. Kollaborationsbereich in Microsoft Teams abgebildet. Mitarbeitende arbeiten dort in Projektteams oder in verschiedenen Abteilungen virtuell zusammen. Für das Zusammenspiel mit dem Intranet – und verdeutlicht an unserem eigenen Intranet bei HIRSCHTEC (siehe Abbildung 1) – heißt das: Im Intranet befinden sich unsere Unternehmensnachrichten sowie meine CEO-Botschaften, die ich über meinen Yammer-Kanal kommuniziere. Gleichzeitig sind auf der Startseite prominent wichtige Links zu unserem Info-Channel integriert, damit die Mitarbeitenden direkt wahrnehmen, was wir dort kommunizieren - was z. B. unsere monatlichen Feature Highlights oder spannende Lernangebote/Webinare sind oder welche Updates es gerade bei bestimmten Software-Lösungen gibt. Wichtig dabei: dass alles sehr gut strukturiert und auffindbar ist. Denn genau das soll das Intranet auch heute noch sein: ein Nachrichtenkanal, der strukturiert Informationen bereitstellt – ergänzt um zwei bis drei nützliche Links.
Das Intranet lässt sich in Microsoft Teams integrieren
Der gesamte Arbeitskontext (Dateien, Handbücher etc.) wird aber schrittweise in Microsoft Teams ausgelagert. Abteilungen oder Projektteams organisieren ihre Dateiablage im Kollaborations-Tool von Microsoft und bilden die gesamte tägliche Arbeit auch dort ab. Microsoft Teams ist somit der Workplace, der Arbeitsbereich. Allerdings lässt sich in Microsoft Teams nur schwer strukturiert, das heißt im Sinne der Unternehmenskommunikation, kommunizieren. Was man daher machen kann - und diesen Schritt sind wir selbst auch gegangen (siehe Abbildung 2): Man kann das Intranet in Microsoft Teams integrieren und so dafür sorgen, dass auch der Nachrichtenteil über Teams zugänglich ist. Dabei dient das Intranet mit seinem Nachrichten-Part der strukturierten Kommunikation und enthält Links zu zentralen Anwendungen, die von jedem Mitarbeitenden wahrgenommen werden sollen. Das sehr individualisierte digitale Arbeiten macht dann jedes Projektteam bzw. jede Abteilung für sich in Microsoft Teams.
Es gibt nicht nur „einen“ digitalen Arbeitsplatz
Natürlich mag jetzt so manch einer sagen: „Ja, das ist jetzt aber alles doch sehr Microsoft-lastig. Wir haben aber nicht nur Microsoft Teams, sondern noch ganz andere Kernplattformen im Einsatz.“ Und ja, es stimmt. Dieser Einwand ist mehr als berechtigt. Viele Unternehmen setzen eben nicht nur auf Microsoft Teams, sondern nutzen auch SAP- oder CAD-Systeme, Planungssoftware und Logistikplattformen, um ihr Kerngeschäft zu managen. Und es gibt Mitarbeitende (z. B. in der Produktion, im Vertrieb, in der Logistik), die zu 80 oder 90 Prozent in ihrem jeweiligen Hauptsystem arbeiten, in welches dann womöglich wiederum das Intranet integriert ist oder das bestimmte andere Links beinhaltet, die speziell für diese Zielgruppe wichtig sind.
Wenn wir über den Digital Workplace sprechen, dann ist somit eines ganz wichtig zu erwähnen: Der digitale Arbeitsplatz ist nicht identisch mit „Microsoft Teams für alle Mitarbeitenden“, sondern muss breiter gedacht werden. Menschen haben oft unterschiedliche Vorstellungen davon, was ein Digital Workplace ist. Und gerade bei Einführungskampagnen hilft es daher sehr, darauf Rücksicht zu nehmen, was bei Mitarbeitende mit dem Begriff „Digital Workplace“ assoziieren. Das beobachten wir aktuell immer wieder und diskutieren wir auch vielfach mit Unternehmen. Ich bin daher sehr gespannt, wie Sie das alles sehen, welche Ideen Sie verfolgen und freue mich auf Ihr Feedback hier unter Kommentare.