Microsoft Viva ist da: Braucht es dann überhaupt noch ein Intranet?

Microsoft Viva, die neue Employee Engagement Platform, ist seit Jahresbeginn in aller Munde. Und auch Kommunikationsverantwortliche treibt die Beschäftigung mit dem neuen Microsoft Tool gerade intensiv um. Jetzt, wo Microsoft Viva da ist, stellen sich für sie Fragen wie: Brauchen wir nun überhaupt noch ein Intranet? Oder: Wie können wir Viva sinnvoll einsetzen, um wichtige Unternehmensbotschaften an die Mitarbeitenden zu kommunizieren und mit ihnen in Kontakt zu bleiben?

Vielleicht eines vorweg: Mit Viva positionieren die Redmonder ihr Kollaborations-Tool Microsoft Teams noch stärker als die Anlaufstelle für den Information Worker. Microsoft Viva besteht aus den vier verschiedenen Modulen Connections, Insights, Topics und Learning. Wir wollen uns – mit Blick auf die Unternehmenskommunikation – hier aber einmal explizit mit Viva Topics und Viva Connections beschäftigen. Starten wir mit Viva Topics.

Viva Topics - weniger Kommunikationswerkzeug, eher Tool für Wissensmanagement

In Viva Topics werden gewisse Themen definiert, die wiederum von Themenverantwortlichen kuratiert werden. Diese Inhalte werden dann in den Microsoft 365 zugrundeliegenden Informationsstrukturen über künstliche Intelligenz aufgespürt und den Mitarbeitenden über sogenannte Themenkarten präsentiert. Konkret bedeutet das: Bestimmte Begriffe werden dann nicht nur in Microsoft Teams, sondern auch in Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten angezeigt, sodass Inhalte auch in tieferen Strukturen auffindbar sind.

Viva Topics eignet sich damit nicht so sehr als Intranet oder Kommunikationswerkzeug, sondern ist vielmehr ein gutes Instrument für das Wissensmanagement. Möchte man als Organisation Viva Topics einführen, so sollte man sich daher zunächst einmal Gedanken darüber machen, welche Themen überhaupt interessant sind und aufgespürt werden sollen und wie die Verantwortlichkeiten zu verteilen sind. Da, wo in Unternehmen jetzt schon Wissensmanagement-Projekte laufen, da ist erfahrungsgemäß auch Viva Topics gut aufgehoben. Ein Thema für die Unternehmenskommunikation ist es in meinen Augen aber eher nicht.

Viva Connections – erster Einstieg in Intranet-Inhalte bzw. Aufbau von News-Portalen

Das trifft schon eher auf Viva Connections zu. Connections ist deshalb ein Thema für die Unternehmenskommunikation, weil dort auch Informationen aus SharePoint-Sites – und somit aus den tieferen „Microsoft 365“-Strukturen – in Landingpages angezeigt werden. Diese Landingpages sind in Microsoft Teams integriert, beinhalten eine Navigation und eine Intranet-ähnliche Struktur.

Die Informationskacheln auf den Landingpages zeigen Inhalte an, die aus den Tiefen von SharePoint-Sites an die Oberfläche gebracht werden und auf die über solche Landingpages somit nun ebenfalls zugegriffen werden kann. Das hat zur Konsequenz, dass alle Informationen in dieser „Microsoft 365“-Welt und somit auch im SharePoint-Umfeld liegen müssen.

Für die redaktionellen Inhalte bedeutet das: Sie werden in SharePoint angelegt und gepflegt. Damit ist Viva also nicht ein eigenes Intranet an sich, sondern bildet die Anzeigeebene innerhalb von Teams. Sie erlaubt es, Inhalte einfacher in Team-Sites zu integrieren und darzustellen. Microsoft Viva eignet sich daher besonders für Unternehmen, die sehr viele Information Worker beschäftigen, die wiederum in Projekten/Abteilungen zusammenarbeiten und die über Viva Connections den ersten Einstieg in Intranet-Inhalte erhalten.

Vollständige, multinationale Intranets: Mit Viva, Teams und SharePoint schwer abbildbar

Wer sich nun fragt, ob man in Microsoft Teams denn auch komplexere Informations- und Navigationsstrukturen abbilden kann, dem sei gesagt: Das ist schwierig. Wenn ich z. B. ein weltweites Intranet für 50.000 Mitarbeitende – mit vielen Unterstrukturen, zahlreichen Navigationsebenen – habe, dann wird es schwer, dies über Viva, Teams und SharePoint abzubilden.

Was jedoch sehr gut gelingt: News-Strukturen bzw. ein internationales News-Portal aufzubauen, dies über Viva in Teams zu integrieren und gleichzeitig auch über die dazugehörige App auszuspielen. Das ist eine tolle Variante, die sich aber nur dann anbietet, wenn auch alle Mitarbeitenden mit Microsoft-Lizenzen ausgestattet sind.

Die Frage, die sich Kommunikationsverantwortliche in meinen Augen daher immer als erstes stellen sollten, ist: Brauche ich eine derartige News-Struktur in Microsoft Teams? Mein Rat wäre hier: Ja, da sich Mitarbeitende oft mehrere Stunden am Tag in Microsoft Teams aufhalten und diese daher ein guter Ankerpunkt sein kann. Es sollte aber auch eine verlässliche Struktur geben, über die das gesamte Unternehmen (verschiedene Abteilungen, Länder, Produktlinien etc.) abgebildet wird. Und da gibt es meiner Ansicht nach immer noch gute Gründe, ein „Gesamt-Intranet“ für die Mitarbeitenden aufzubauen.

Mehr zu den Auswirkungen von Viva auf die Intranet-Landschaft erfahren Sie auch im Video. Und was mich besonders interessiert: Wie schätzen Sie Microsoft Viva ein? Ich freue mich auf Ihr Feedback hier unter Kommentare.