Jinsy Mertens

Als selbständige Virtuelle Assistentin bin ich flexibel einsetzbar und unterstütze Sie gerne in den Bereichen Office-, Kunden-, Projekt- und Business Travel Management. Dabei richte ich mich gezielt an Einzelunternehmer*innen sowie kleine & mittelständische Unternehmen. Mein Ziel ist es, dass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können und ich Ihnen „den Rücken“ bei vielen zeitintensiven Kommunikations- und Verwaltungs-Aufgaben freihalte. Näheres gerne auch per Telefon: +49 (0) 1520 8685222

Mitarbeiter On-/Offboarding, stellvertr. IT-Koordinatorin: Administration d. gesamten IT Equipments, Verant- wortung f. TKMC Windows 10 Rollout: gesamte Koordinierung in Abstimmung m. dem konzerninternen IT-Projektteam, Verantwortung TKMC Alumni Community: Planung, Editierung, Lektorat + Veröffentlichung d. Alumni Newsletters, Organisation Alumni Event (jährl.), Organisation der 10-jährigen TKMC Jubiläumsfeier, Vorbereitung Workshops, Dienstreisen u. (inter-)nationaler Projekteinsätze

- Budget (Planung und Kontrolle), - Organisation von Presseterminen (z.B. Bilanzpressekonferenz, Hauptversammlung, Pressekonferenzen), - Organisation von internen und externen Terminen/ Besprechungen sowie Betriebsevents - Organisation von Dienstreisen sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen - Onboarding von Dienstleistern sowie deren jährliche Überprüfung, - Bearbeitung von Rechnungen, Personalmeldungen, Monatliche Abstimmung von internen Konten, Erstellung von Reportings

- Übernahme sachbearbeitender Aufgaben (z.B. in den Bereichen Kontoführung, Zahlungsverkehr, Abwicklung von Festgelder, Kontenabstimmungen) - Mitwirkung bei der Organisation von Kundenveranstaltungen, Dienstreisen u. Terminplanung sowie die Abwicklung der Abrechnungen, Erstellung von Briefing Notes für Kundenbesuche, Kundenspezifische Tätigkeiten wie z.B. Änderung von Power of Attorneys, Adressänderungen, Einrichtung und Löschung von Konten, Bearbeitung von Saldenbestätigungsanfragen

- Organisation und Vor- und Nachbereitung von Meetings/ Dienstreisen (In- und Ausland) inkl. Reisekostenabrechnungen, Planung/Koordination von Tagungen und Betriebsfeiern - Übersetzen diverser Dokumente von der deutschen in die englische Sprache und umgekehrt - Administration der Firmenmobiltelefone inkl. Vorbereitung und Durchführung der Rahmenvertragsverhandlung im 2-jährigen Turnus - Erstellung von Verkaufsanalysen und -statistiken , Vertretung der Assistentin der Geschäftsführung, Backoffice

- Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern in englischer und deutscher Sprache - Organisation und Kontrolle der Auftragsablage - Organisation von in- und ausländischen Dienstreisen - Erstellung der Reisekostenabrechnungen und Kontrolle der Reisekostenvorschusskonten für Mitarbeiter der Abteilung - Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen - Seminarplanung und -organisation - Betreuung internationaler Kunden und Mitarbeiter - Internetrecherchen