Teamassistent/in (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben

Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.

An der Fakultät für Maschinenbau und Schiffstechnik, Lehrstühle für Fertigungs- und Fügetechnik besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:

Teamassistent/in (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben

Startdatum zum nächstmöglichen Zeitpunkt Arbeitszeit Teilzeit mit 30 Stunden mit dem Wunsch zur Arbeitszeiterhöhung am Fraunhofer IGP Entgelt Entgeltgruppe 6 TV-L Standort Campus Südstadt im Fraunhofer IGP Ausschreibungsnummer N 55/2025 Befristung unbefristet Bewerbungsfrist27.04.2025

FÜR WEITERE AUSKÜNFTE STEHEN WIR IHNEN ZUR VERFÜGUNG:

Personalservice:

Franziska Braatz Tel.-Nr.: 0381/498-1291 E-Mail: franziska.braatz@uni-rostock.de (franziska.braatz@uni-rostock.de)

Fachbereich:

Lehrstühle für Fertigungs- bzw. Fügetechnik: Herr Prof. Dr.-Ing. Knuth-Michael Henkel Tel.-Nr.: +49 381 49682-30

Aufgrund des umfangreichen Aufgabengebiets ist eine Arbeitszeiterhöhung am Fraunhofer IGP in Rostock auf insgesamt bis zu 40 Stunden wöchentlich wünschenswert.

DAS SIND IHRE AUFGABEN:

• Organisieren und Durchführen aller anfallenden Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Terminkoordination
• Planen und Vorbereiten von Dienstreisen auf Basis des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und universitätsinterner Richtlinien
• Erledigen allgemeiner Verwaltungsaufgaben wie Ablageordnung und Aktenverwaltung
• Ausführen von Bestellungen sowie inhaltliches und formales Prüfen von Rechnungen gemäß gesetzlicher Vorgaben (UStG)
• Bearbeiten von Finanz-, Haushalts- und Drittmittelangelegenheiten unter Anwendung geltender Rechtsvorschriften
• Unterstützen bei der Organisation, Durchführung und Betreuung von Veranstaltungen, Messen und Kongressen
• Unterstützen bei der Außendarstellung der Lehrstühle auf Veranstaltungen, auf Social Media und im Netz

DAMIT PASSEN SIE ZU UNS:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann im Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r oder vergleichbar mit möglichst gutem Ergebnis; alternativ verfügen Sie über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen zur Ausübung der avisierten Aufgaben
• praktische Erfahrungen im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise mehrjährig und/oder in einer öffentlichen Einrichtung
• wünschenswert sind Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation
• sehr gute MS Office- sowie SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
• sichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, wünschenswert sind Grundkenntnisse in englischer Sprache
• Führerschein der Klasse B zur Unterstützung vorbereitender Arbeiten auf Messen oder Veranstaltungen ist vorteilhaft
• Organisationsgeschick, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Belastbarkeit, Flexibilität und gute Kommunikationsfähigkeit

WIR ALS ARBEITGEBER:

Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.

WIR BIETEN IHNEN: Flexible Arbeitszeit 30 Tage

Jahresurlaub Jahressonderzahlung/

Betriebliche Altersvorsorge Familienbüro Gesundheitsmanagement

& Hochschulsport Welcome Center Weiterbildungsmöglichkeiten

(IT, Sprachen, berufliche Weiterbildung) Fahrradleasing Mensa - Mitarbeitertarif Mobiles Arbeiten

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.